Arkivförteckning

Allmänna arkivschemat

Allmänna arkivschemat som funnits hos svenska myndigheter sedan 1903 var tidigare praxis. Handlingar som tillkommit till och med 2015-12-31 ska förtecknas enligt allmänna arkivschemat.

I Regionarkivets handledning Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat kan du få praktisk vägledning. Du hittar den under Handledningar.

Processorienterad redovisningsprincip

Alla myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ska nu ha gått över till en processorienterad arkivförteckning. Den processorienterade arkivförteckningen ska följa klassificeringsstrukturens ordning. Läs mer om klassificeringsstruktur

I Regionarkivets handledning Förteckna arkiv enligt processorienterad redovisningsprincip kan du få praktisk vägledning. Du hittar den under Handledningar.

Så upprättar du en processorienterad arkivförteckning

Samråda med Regionarkivet

Du behöver samråda med Regionarkivet när din myndighet planerar att övergå till processorienterad arkivförteckning. Detta eftersom förändringen kan påverka arkiv- och informationshanteringen. Det är viktigt att samrådet inleds i god tid för att Regionarkivet ska kunna ge lämplig vägledning eller fatta nödvändiga beslut innan förändringen genomförs. För att inleda samrådet mejlar du till Regionarkivets myndighetsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se och bifogar relevant underlag.

Inventera

Innan du upprättar en arkivförteckning behöver du ordna hand­lingarna så att de blir överskådliga. Ordningsarbetet kan delas in i följande moment:

1. Inventering av samtliga arkivhandlingar, såväl fysiska som elektroniska
2. Avgränsning
3. Rensning och grovsortering
4. Placering i förvaringsenheter

För att inventera kan du använda Regionarkivets inventeringsmall som du hittar under Blanketter och mallar.

Skapa arkivförteckningen

När ordningsarbetet är gjort börjar du förteckningen genom att anteckna vilka handlingar som finns uppdelade i serier, det vill säga grupper av handlingar sammanförda i kronologiskt eller i någon annan ordning.

Du kan använda Regionarkivets förteckningsmall som du hittar under Blanketter och mallar.

Myndigheten behöver inte fatta ett formellt beslut om att fastställa arkivförteckningen. Arkivansvarig på myndigheten ansvarar för att en arkivförteckning finns, och att den uppdateras fortlöpande.

Uppdatera arkivförteckningen

För att kunna återsöka er information behöver ni uppdatera förteckningen fortlöpande. Arkivförteckningen ska följa den senaste versionen av myndighetens klassificeringsstruktur.

Styrande dokument

Läs mer om arkivförteckning i Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering och Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering (tillämpningsanvisningarna) som du hittar under Styrande dokument.