Arkivorganisation
Varje förvaltning och bolag ska ha en arkivorganisation där det ingår medarbetare med olika ansvar för arkiv- och informationshantering.
Roller och ansvar
Ytterst ansvarig för arkivvården är ledamöterna i nämnden eller styrelsen.
Arkivansvarig
I arkivorganisationen ska det ingå minst en arkivansvarig som har det övergripande ansvaret för arkivfrågor. Det kan också finnas flera arkivansvariga varav en är samordnare. Arkivansvarig har kunskap om lagar och regler och styrande dokument. I uppdraget ingår att:
- bygga upp arkivorganisationen
- ansvara för att ta fram de dokument som krävs – till exempel klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplan
- bevaka arkiv- och informationshanteringsfrågorna och ser till att behoven vägs in i budgetarbete och övrig planering
- samordna interna arkiv- och informationshanteringsrutiner i samråd med arkivredogörare
- informera nämnd/styrelse och medarbetare om arkivfrågor
- vara kontaktperson till Regionarkivet.
Arkivredogörare
I arkivorganisationen ska det finnas minst en arkivredogörare som sköter det praktiska arbetet med arkivet. Det är vanligt med flera arkivredogörare som har ett eller ett par verksamhetsområden var. Om det finns lokaler på flera platser kan det finnas en arkivredogörare på varje adress. I arkivredogörarens uppdrag ingår att:
- ha kunskap om hur den egna verksamhetens handlingar ska hanteras och vara väl insatt i dokumenthanteringsplanen
- inventera, ordna och förteckna arkiv
- medverka i planering av arkivlokaler och leveranser till Regionarkivet.
Beslut om arkivorganisation
Nämnden/styrelsen kan delegera rätten att utse arkivansvarig och beslutet om att fastställa arkivorganisation genom att uppdatera delegationsordningen. Det är lämpligt att förvaltningschef, förvaltningsdirektör eller VD får ansvar för att se till att det finns kompetens, resurser och i övrigt delegerar ansvar till lämpliga funktioner.
Samråda med Regionarkivet
När myndigheten förändrar organisation eller arbetssätt och förändringen påverkar förutsättningarna för arkivvården är det arkivansvarig som ska samråda med Regionarkivet.
Meddela Regionarkivet
När ni har beslutat om arkivorganisation, skicka beslutet till Regionarkivets myndighetsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se. Vi behöver uppgifter om namn, funktion och kontaktuppgifter till den tjänsteperson eller de tjänstepersoner som har utsetts till arkivansvarig och vad som ingår i deras uppdrag. Om ni har utsett fler än en ska det framgå vem som är huvudansvarig.
Meddela också Regionarkivet när ni har beslutat om att ändra er arkivorganisation och när ni har utsett en ny arkivansvarig.
Styrande dokument
Göteborg Stads Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering
Föreskrifter och riktlinjer om arkiv och informationshantering i Västra Götalandsregionen