Överlämna och leverera

Att "överlämna" innebär att formellt överföra ansvar för arkivet till den mottagande myndigheten. Handlingarna förvaras då hos den övertagande myndigheten men åtskilda från myndighetens övriga arkiv. Arkiv kan också ”överlämnas och införlivas”. Det innebär att handlingarna blir en del av den övertagande myndighetens arkiv . Den praktiska hanteringen kring att överlämna arkivhandlingar kallas ”leverans”.

Här följer en sammanfattning av informationen om att överlämna och leverera i Anvisning för tillämpningen av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering som du hittar under Styrande dokument.

Olika sätt att överlämna

En myndighet får överlämna arkiv till Regionarkivet efter överenskommelse.

Om en myndighet upphör med hela sin verksamhet eller delar av verksamheten får myndigheten överlämna arkiv till den myndighet som tar över:

  • Annan myndighet i organisationen som fortsätter hela eller delar av verksamheten. Handlingarna kan både överlämnas för förvaring och för införlivande i den övertagande myndighetens arkiv. För detta krävs beslut i fullmäktige och i Arkivnämnden.
  • Myndighet i annan kommun, landsting eller statlig myndighet som fortsätter hela eller delar av verksamheten. För detta krävs beslut i fullmäktige. Myndigheten ska samråda med Regionarkivet innan ärendet går till fullmäktige. Läs mer om samråd

Allmänna handlingar kan inte överlämnas till enskilt organ annat än som lån, se Utlåna.

Underlag till beslut om överlämnande och överlämnande och införlivande

För att Regionarkivet ska kunna ta ställning i samrådsärendet inför ett överlämnande eller överlämnande och införlivande och för att politikerna i Arkivnämnden och fullmäktige ska få ett bra underlag för att kunna fatta beslut behöver myndigheten skicka in:

  • en beskrivning av de handlingar som myndigheten vill överlämna eller överlämna och införliva
  • en beskrivning av verksamhetsövergången och de inblandade myndigheterna och handlingarnas funktion
  • en motivering till varför handlingarna ska överlämnas eller överlämnas och införlivas.

Mer detaljer om vilken information som behövs inför samrådsärendet och beslutet finns i Anvisning för tillämpningen av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering som du hittar under Styrande dokument.

Läs mer om samråd

Införlivande av elektroniska handlingar

För att få införliva elektroniska handlingar i den övertagande myndighetens arkiv krävs att det i den fortsatta hanteringen går att visa på sambandet med den överlämnande myndigheten. Förutom rena register kan det exempelvis vara webbplatser, databaser eller IT-lösningar som fortsatt ska användas och tillföras uppgifter, loggböcker och journaler. Hur sambandet med den överlämnande myndigheten ska visas får anpassas efter situationen. Det viktiga är att det går att förstå hur man kan återsöka informationen i framtiden och hur den ursprungligen skapades och användes i den överlämnande myndighetens verksamhet.

Överlämna arkiv till Regionarkivet

Alla handlingar från myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad som ska bevaras ska förr eller senare slutarkiveras hos Regionarkivet. Det gäller både information som lagras på papper och den som lagras elektroniskt.

Regionarkivet har en skyldighet att ta emot arkiv från myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad som upphört utan att verksamheten tagits över av en annan myndighet. I sådana fall ska arkivet överlämnas till Regionarkivet inom tre månader.

En verksam myndighet behöver inte överlämna arkivhandlingar till Regionarkivet, men kan komma överens med Regionarkivet om att få överlämna de arkiv som ska bevaras. För att spara arbete och kostnader, ska myndigheten i god tid kontakta Regionarkivet för att diskutera vad som ska överlämnas och komma överens om praktiska detaljer kring leveransen.

Kriterier för leveranser:

  • Huvudregeln är att Regionarkivet endast tar emot leveranser av information som ska bevaras och som är äldre än tio år – undantaget är handlingar som ska överlämnas enligt lag eller förordning.
  • Informationen ska sällan efterfrågas av andra myndigheter eller av allmänheten.
  • Leveransen ska omfatta ett helt arkiv eller en klart avgränsad del av myndighetens arkiv.
  • Leveransen ska vara ordnad och förtecknad.
  • Beslutad gallring ska vara genomförd.
  • Om handlingarna som myndigheten vill leverera inte redan har värderats måste myndigheten först göra en utredning om bevarande och gallring av informationen och skicka en gallringsframställan till Regionarkivet. Arkivnämnden fattar sedan beslut om bevarande och gallring.

Den arkivbildande myndigheten ansvarar själv för sitt arkiv tills det överlämnats till Regionarkivet. Efter överlämnandet övergår ansvaret för handlingarna till Regionarkivet. Handlingar som omfattas av sekretess har samma skydd hos Regionarkivet som hos den överlämnande myndigheten. Regionarkivet ansvarar även för utlämnandet av informationen.

Överlämnandet ska dokumenteras i den överlämnande myndighetens informationsredovisning.

Leverans av elektroniska handlingar

Innan en myndighet får leverera elektroniska handlingar till Regionarkivet ska myndigheten göra en provleverans. När det gäller leverans av foto, film och ljud är det viktigt att provleveransen görs tidigt under digitaliseringsprocessen. På så sätt kan Regionarkivet uppmärksamma brister, som behov av högre upplösning och utökad mängd metadata. När leveransen godkänts lämnas ett leveransbevis och ansvaret övergår till Regionarkivet.

Om analoga handlingar ska levereras till Regionarkivet och det finns elektroniska handlingar som hör ihop med de analoga handlingarna ska de elektroniska uppgifterna och de analoga handlingarna levereras samtidigt.

Leveransframställan

En myndighet som vill överlämna arkivhandlingar till Regionarkivet ska göra en leveransframställan. Leveransframställan ska bland annat tala om vad det är man vill leverera, hur mycket och i vilka format. Arkivredovisning och eventuell systemdokumentation till elektroniska arkiv ska bifogas leveransframställan. Det är arkivansvarig på myndigheten som ansvarar för detta och i samråd med arkivansvarig förbereder och ansvarar sedan myndighetens arkivredogörare för det praktiska vid leveransen.

Regionarkivet har en blankett för leveransframställan som ska användas när en myndighet vill överlämna arkiv till Regionarkivet. Utifrån uppgifterna i leveransframställan fattar Regionarkivet beslut om leveransen kan genomföras. En leverans är inte överenskommen förrän leveransbeslutet har fattats.