Göteborgs roddklubb vid Säveåns mynning, 1920-tal. Fotograf okänd.

Information och blanketter inför leverans av föreningshandlingar

Här finns de blanketter som ska fyllas i när din förening ska lämna in sitt arkiv till Göteborgs föreningsarkiv. Arkivet kan lämnas som en gåva eller som en deposition. När arkivet lämnas som en deposition får föreningen också ta ställning till om föreningsarkivet får lov att rensa ut handlingar som inte ska bevaras.

Olika sätt att leverera

Deposition

När föreningen lämnar in ett arkiv som en deposition innebär det att ni har kvar ägande- och förfoganderätten till handlingarna. Vid behov kan vi komma överens om olika villkor för hur forskare får ta del av dokumenten. Det kan röra sig om en tidsgräns på till exempel tio eller tjugo år, eller att medlemsförteckningar inte får lämnas ut. Föreningen får också ta ställning till om handlingarna ska kunna förstöras/raderas (exempelvis utrensning av dubbletter eller underlag för räkenskaper). Blanketten för depositionsavtal finns längst ner på sidan.

Personuppgiftsbiträdesavtal

När föreningen lämnar in ett arkiv som deposition behöver ni också skicka in ett personuppgiftsbiträdesavtal till Göteborgs föreningsarkiv. Dataskyddsförordningen (GDPR) ställer krav på att det upprättas ett sådant avtal när en part ska behandla personuppgifter för annan parts räkning. Blanketten finns längst ner på sidan.

Gåva

När ni lämnar in ett arkiv som en gåva kan ni inte göra anspråk på materialet, eller styra hur det lämnas ut. Detta kan vara lämpligt för upphörda verksamheter. Blanketten för gåvoavtal finns längst ner på sidan.

Att tänka på inför leverans

Kontakta föreningsarkivet för att bestämma datum för leveransen. Om ni har sett spår av mögel eller skadeinsekter i ert arkiv — till exempel silverfiskar — är det viktigt att ni talar om det för föreningsarkivet.

Dataskyddsförordningen (GDPR) innebär inte att ni måste gallra personuppgifter. När ni deponerar arkiv hos oss upprättar vi ett personuppgiftsbiträdesavtal för att kunna hantera personuppgifterna. När ni levererar ett arkiv som gåva övergår personuppgiftsansvaret till Regionarkivet

Om ni lämnar in handlingar från två olika föreningar ska de hållas separerade. Avskilj sådant som föreningsarkivet inte tar emot, till exempel nyare räkenskaper, verifikationer, böcker, dubbletter av handlingar som finns i original. Ta bort plastfickor och gem från handlingarna innan de arkiveras. Plast och metall skadar både pappret och texten på pappret.

Ni behöver inte organisera om handlingarna på något sätt, tvärtom ska den ursprungliga ordningen bevaras i största möjliga mån. Kontakta föreningsarkivet om ni vill leverera digitala handlingar.

Vilka handlingar är intressanta att bevara?

  • Protokoll med bilagor från föreningens medlems- och styrelsemöten med tillhörande kopior.
  • Medlemsförteckningar och matriklar. Sådana handlingar är viktiga ur forskningssynpunkt.
  • Korrespondens. Både inkommande handlingar och kopior av utgående skrivelser är viktiga.
  • Historiker och jubileumsskrifter. De ger en bra överblick för forskare när de studerar en förenings historia.
  • Register och liggare som föreningen upprättat för olika ändamål.
  • Verksamhets- och revisionsberättelser gör att man på årsbasis kan följa föreningens utveckling.
  • Avtal, kontrakt och handlingar som rör fastigheter på grund av deras juridiska status.
  • Personalhandlingar som anställningsbevis med mera är intressant vid person- eller släktforskning.
  • Stadgar är ett grundläggande dokument för förståelse av syftet med föreningen.
  • Handlingar som rör tävlingsverksamhet, till exempel serietabeller och matchresultat.
  • Räkenskapshandlingar tar vi bara emot om de är tio år eller äldre och endast övergripande sådana, till exempel huvudböcker, kassaböcker och bokslutshandlingar. Verifikationer tar vi endast emot i undantagsfall om de är av betydande värde för förståelse av föreningens verksamhet
  • Kartor och ritningar på egna fastigheter och anläggningar.
  • Ämnesordnade handlingar av olika slag som ger en bild av föreningens verksamhet.
  • Medlemsstatistik och annan statistik om föreningen.
  • Trycksaker, till exempel flygblad, affischer och medlemsutskick som är egenproducerade. Tänk på att material som producerats av en riksförening inte ska arkiveras lokalt. Boksamlingar har vi inte heller möjlighet att ta emot.
  • Pressklipp med innehåll om föreningen eller ämnen som föreningen varit intresserad av.
  • Fotografier och film från föreningens verksamhet. Helst bör fotografierna förses med namnuppgifter. Om ni har en större samling av fotografier är det bra om ni rådgör med föreningsarkivet innan leverans.
  • Bandupptagningar från möten eller intervjuer med föreningsmedlemmar.
  • Fanor tar vi emot i mån av utrymme. Kontakta oss innan leverans.