Ordna arkiv
Här hittar du information om det förarbete som behöver göras inför arkivering - inventering, rensning, gallring - och även slutlig arkivläggning och förteckning. Här finns också filmer som visar hur du använder aktomslag och viker arkivboxar.
Inventera
Du börjar ordningsarbetet med att inventera arkivhandlingarna, både de som finns på papper och de som finns digitalt. För att inventera kan du använda Regionarkivets inventeringsmall.
Rensa
När du rensar tar du bort handlingar som inte är allmänna handlingar inför arkivering — till exempel dubbletter, arbetsmaterial och utkast som inte tillför ärendet någon sakuppgift. Du plockar också bort sådant som kan skada handlingarna när de arkiveras, till exempel gem, häftklamrar, plastfickor, post-it-lappar och gummiband. Allmänna handlingar får du inte rensa bort. De får bara slängas eller raderas om det finns ett gallringsbeslut.
Gallra
Att gallra innebär att förstöra/radera handlingar som inte ska bevaras. Det står i din förvaltnings eller bolags dokumenthanteringsplan vilka handlingar du kan gallra och när. När du anser att det finns handlingar i verksamheten som bör gallras och det saknas bevarande- och gallringsbeslut som kan användas kontaktar er arkivansvarig/arkivarie Regionarkivet för samråd.
Använda aktomslag
Ett aktomslag är ett papper som vikts på mitten och öppnas som en bok. Aktomslaget skyddar handlingarna och gör det lätt att bläddra i arkivboxen. Både aktomslagen och pennan som du använder ska vara arkivgodkända. Läs mer om arkivgodkänt kontorsmaterial.
Gör en anteckning på varje aktomslag om innehållet. Du kan skriva anteckningen horisontellt mitt på aktomslaget, i övre högra hörnet eller längs vikningen i lodrät riktning. Placera texten så att man lätt kan läsa den när man bläddrar i arkivboxen. Du lägger alla handlingar som tillhör ett ärende i ett aktomslag. Ibland får inte alla sidor i ett ärende plats i ett aktomslag. Då kan du dela upp det och använda två aktomslag som du märker med 1 och 2.
Vika och fylla en arkivbox
Använd arkivkartonger som är godkända för långtidsförvaring. Arkivboxar levereras platta så du behöver vika ihop dem. När du fyller arkivboxen med handlingar ska du fylla på ända upp till kanten så att den står stadigt på hyllan och handlingarna inte skadas.
Märka en arkivbox
Använd mjuk blyertspenna och märk arkivboxen på ryggen, annars kommer texten inte att synas när boxen står på en hylla. Sätt märkningen där boxen är stängd från båda håll med locket åt höger. Skriv texten vågrätt på ryggen uppifrån och ner, så att den är lätt att läsa utan att behöva vrida på nacken när den står uppställd på hyllan. De här uppgifterna ska vara med:
- Arkivbildarens namn
- Namn på serie
- Innehåll
- Innehållets tidsomfattning
- Individuellt löpnummer inom serien
Skapa arkivförteckning
När du är klar med ordningsarbetet börjar du förteckningen genom att anteckna vilka handlingar som finns uppdelade i serier, det vill säga grupper av handlingar sammanförda i kronologiskt eller i någon annan ordning. Du kan använda Regionarkivets konceptblad för arkivförteckning och excelmall för arkivförteckning.
Vill du veta mer om att ordna arkiv?
Du som ska börja arbeta med frågor som rör arkiv- och informationshantering kan gå Regionarkivets webbutbildning i tre delar. Utbildningen passar också för dig som redan har arbetat ett tag men behöver mer grundkunskaper. Vi erbjuder också en lärarledd avslutning med filmvisning och diskussioner.
Läs mer om Regionarkivets utbildningar om arkiv.
Vill du ha stöd eller har du frågor om rutiner i din förvaltning/bolag, vänd dig till er arkivansvarig, arkivarie eller arkivredogörare.