Inför sammanträdet
En god planering har betydelse för effektiva sammanträden. Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material för att du som förtroendevald ska kunna sätta dig in i ärendet. Men också för att allmänheten genom offentlighetsprincipen ska kunna följa den kommunala beslutsprocessen. Fördelen med skriftligt material är att det i framtiden är möjligt att gå tillbaka till underlagen.
Ordförande säkerställer att ärenden som ska behandlas vid sammanträdet är beredda och att besluten inte strider mot lag. Inför varje nämnd-/styrelsesammanträde träffas presidiet. Utifrån presidiemötet kan korrigeringar och kompletteringar behöva ske både gällande föredragningslista och vilka ärenden som kommer att tas upp på nämnd-/styrelsesammanträdet. Vid kompletteringar av beslutsunderlag kontaktas berörd handläggare som sedan kommer in med nya eller reviderade handlingar innan sammanträdet.
I nämnd
Inför nämndssammanträden har nämndens presidium tillsammans med förvaltningschefen en genomgång, av anmälda ärenden till sammanträdet. Beroende på nämndens arbetsformer kan nämndsekretaren eller annan representant från förvaltningsledningen närvara vid presidiemötet.
I bolagsstyrelse
I styrelses arbetsordning anges ofta att det är verkställande direktören (VD) som ska förbereda styrelsemötet genom att utarbeta förslag till dagordning. Förslaget stäms av med ordförande och presidiet. VD ansvar för att det finns de beslutsunderlag som krävs för sammanträdets genomförande. Av arbetsordningen framgår vilka ärenden som ska behandlas vid vart och ett av sammanträdena som ska hållas under året. Samråd inför styrelsemötet ska ske med bolagsstyrelsens presidium. Vid dessa samråd ska VD föra minnesanteckningar. Om det framgår av bolagsstyrelsens arbetsordning kan VD, efter samråd med ordförande och vice ordföranden, ansvara för att kallelse och sammanträdeshandlingarna skickas ut till styrelsens ledamöter och suppleanter enligt den tidsram som anges i arbetsordningen.
Inför beslut i bolagsstyrelsen ska styrelseledamöterna särskilt uppmärksammas på huruvida ett ärende är av sådan principiell betydelse eller av sådan vikt att frågan ska hänskjutas till kommunfullmäktige för ställningstagande.