Handlingar till sammanträdet

Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material som skickas i god tid digitalt till din läsplatta. Detta för att du som ledamot eller ersättare i tid ska kunna sätta dig in i ärendena. Hantering av handlingar som rör sekretessärenden sker enligt särskild ordning. Sammanträdeshandlingar finns även tillgängliga på Göteborgs Stads hemsida. Undantag gäller handling som omfattas helt eller delvis av sekretess. Ordföranden ska i kallelsen ange om utlämnande av handlingar har skett. Extra utskick av sammanträdeshandlingar kan förekomma efter det att kallelsen har skickats ut. Men det bör förekomma endast i undantagsfall.

I mån av tid bör yrkanden och skriftliga yttranden som lämnats in tillgängliggöras för nämnden/bolagsstyrelsen innan sammanträdet. Yrkande och skriftliga yttranden kan lämnas i anslutning till eller under själva sammanträdet. För kommunstyrelsen gäller att de ska vara inlämnade senast fredagen innan sammanträdet.

Det händer att en bolagsstyrelse måste avgöra brådskande ärenden mellan styrelsesammanträdena, då frågan inte kan vänta till nästa sammanträde. Ordförande kan då lägga fram beslutsförslag till ledamöterna muntligt eller skriftligt, exempelvis telefon, e-post eller digitalt möte. Besluten tas då in i ett protokoll som anger att besluten har tagits utan sammanträde (så kallat per capsulam-beslut). Vid per capsulam protokoll är det ett protokoll som cirkuleras tillsammans med handlingar.

Tjänsteutlåtande/beslutsunderlag

Inför sammanträdet skickas förvaltningens/bolagets tjänsteutlåtande/beslutsunderlag med förslag till beslut som nämnden/bolagsstyrelsen ska ta ställning till. Tjänsteutlåtandet ska förutom förslag till beslut också beskriva och redovisa vilka sakförhållanden, överväganden och bedömningar som förslaget grundar sig på. Till ett tjänsteutlåtande kan ytterligare beslutsunderlag bifogas som hör till ärendet, exempelvis utredningar, kartor, kalkyler, rapporter, förslag till avtal eller styrande dokument. För stadens nämnder används begreppet tjänsteutlåtande men inom stadens bolagsstyrelser används även andra begrepp som exempelvis beslutsunderlag, styrelsehandling eller enbart handling. Det är förvaltningen/bolaget som ska ta fram underlagen.

Tjänsteutlåtanden/beslutsunderlagen ska hållas intakt under hela ärendets hantering, från att den skrivs till beslut, eftersom det är förvaltningens/bolagets förslag. Vill du ändra något behöver du yrka på återremiss med tydlig motivering eller yrka på korrigering av någon viss skrivelse i underlaget.  Ändringar som nämnden/bolagsstyrelsen vill göra ska framgå av protokollet. Har ärendet återremitterats för exempelvis kompletteringar ska ändringarna synliggöras i tjänsteutlåtandet/beslutsunderlaget när ärendet ska tillbaks till nämnden/bolagsstyrelsen.

Vad bör ingå

Tjänsteutlåtanden/beslutsunderlag är demokratiskt viktiga dokument. Därför är det viktigt att du får tillräckligt med underlag för att kunna göra väl avvägda bedömningar som grund för ditt beslut. Du behöver ha kännedom om vilka beslutsalternativ som finns och vilka konsekvenser de medför. Det är av stor vikt att ärenden och förslagen till beslut är lagliga, konsekvensbedömda, begripliga och innehåller tillräcklig information. Är underlagen för ett beslutsärende inte tillräckliga eller obegripliga kan du begära återremiss.

Tjänsteutlåtandet/beslutsunderlaget ska omfatta förvaltningens/bolagets bedömningar eller överväganden som hjälper dig att se vilka sakliga och rättsliga utrymmen det finns för att fatta beslut. Det ska innehålla information och analyser som bedöms vara av betydelse för ärendet och beslutet.

Underlagen ska uppfylla regeringsformens krav på saklighet och objektivitet.

När du läser ett tjänsteutlåtande/beslutsunderlag ska du tydligt kunna utläsa

• hur ärendet initierats,
• vem eller vilka som svarar för olika delar av ett beslutsunderlag
• på vilket sätt ärendet beretts i olika led i organisationen
• analys och bedömningar ur social, ekologisk och ekonomisk dimension
• i förekommande fall om partssamverkan / information har skett med de fackliga organisationerna

Har ärendet varit på remiss ska det även finnas med en sammanställning av nämnders/bolagsstyrelses yttranden och eventuella yttranden från andra organisationer, myndigheter eller stadens råd. Sammanställningen kan göras i tabellform när det är många remissinstanser för att du ska kunna få en överblick av samtliga yttranden. 

Vill du ändra något?

Tjänsteutlåtanden/beslutsunderlagen ska hållas intakt under hela ärendets hantering, från att den skrivs till beslut, eftersom det är förvaltningens/bolagets förslag. Vill du ändra något behöver du yrka på återremiss med tydlig motivering eller yrka på korrigering av någon viss skrivelse i underlaget.  Ändringar som nämnden/bolagsstyrelsen vill göra ska framgå av protokollet. Har ärendet återremitterats för till exempel kompletteringar ska ändringarna synliggöras i tjänsteutlåtandet/beslutsunderlaget när ärendet ska tillbaks till nämnden/bolagsstyrelsen.

Språket

Språklagen och lagen om tillgänglighet till digital offentlig service säger bland annat att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Förslagen till beslut i tjänsteutlåtandet/beslutsunderlaget ska vara tydliga och begripliga. Tjänstepersonen (handläggaren) har ett ansvar att inte använda ett onödigt tillkrånglat språk genom att använda förkortningar eller fackuttryck utan förklaringar. Även den som inte är insatt i frågan kan ska kunna förstå texten. Språkbruket får dessutom inte utesluta människor. Förutom språklig tillgänglighet är det viktigt att tjänsteutlåtande/beslutsunderlag är så tillgänglig som möjligt för personer med funktionsnedsättning.