Föredragningslista/dagordning

Listan är ofta indelad i olika typer av ärenden. De beslutsärenden som ska behandlas på sammanträdet ska anges tydligt i föredragningslistan. Här nedan presenteras exempel på olika typer av ärenden.

Procedurfrågor

Detta handlar om formalia inför själva sammanträdet. Hit hör frågor om sammanträdets utlysande, upprop, val av justerare, fastställande av föredragningslistan/dagordning och anmälan av övriga frågor, anmälan av jäv vid sammanträdet och eventuella ordningsfrågor.

Rapporter/information

Ärenden som inte är beslutsärenden samlas lämpligen under en egen punkt. Här är det ofta skrivelser för kännedom som anmäls till nämnden/bolagsstyrelsen. Det kan även vara information från presidiet eller förvaltnings-/bolagsledningen.  Ledamöter eller tjänstepersoner kan ha deltagit i kurser och konferenser som de vill rapportera ifrån. Det kan vara externa personer som bjudits in för att informera eller avrapportera i ett särskilt ärende.

Bordlagda ärenden

Finns det ärenden som är bordlagda från tidigare sammanträden bör de behandlas tidigt under sammanträdet. I begreppet bordläggning ligger att ärendet kommer att vila och att det ska tas upp till behandling i oförändrat skick.

Nya ärenden

För varje nytt beslutsärende ska det finnas ett tjänsteutlåtande med förslag eller en begäran som syftar till att nämnden/bolagsstyrelsen ska fatta beslut, till exempel godkänna en åtgärd, fastställa en riktlinje eller liknande.

Har det kommit in yrkande som inte tillhör ett redan registrerat ärende kan av ordförande godkännas som ett nytt ärende på föredragningslistan.

Sekretessärenden

Det varierar bland nämnder och bolagsstyrelser hur ofta sekretessärenden finns på dagordningen. Syftet med sekretess kan till exempel vara att skydda enskild person i ett ärende eller att det rör sig om affärshemligheter.  En handling som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska lämnas ut i de delar som är offentliga. Om sekretesskyddade uppgifter behöver döljas i en handling som i övrigt ska lämnas ut, ska de delar av dokumentet som har sekretessbelagts maskeras (maskas).

Beslutsunderlag till ett sekretessärende i en nämnd distribueras via särskilda sekretessmappar i läsplattan inför aktuellt möte. Till dessa mappar är det strikt begränsad behörighet.  Underlaget tas bort strax efter sammanträdet. I vissa ärenden där handlingarna behöver dukas (läggas på bordet vid sammanträdet) sker detta i pappersform.

Oavsett om handlingen finns i läsplattan eller läggs på bordet så ska den tas bort eller samlas in efter att nämnden/bolagsstyrelsen avslutat sammanträdet. Sekretessärenden anges på föredragningslistan, utan personuppgifter eller andra sekretessuppgifter.

Om sammanträdet är öppet för allmänheten är det lämpligt att lägga dessa ärenden sist i föredragningslistan, så att de som inte får ta del av ärendet lämnar lokalen innan ärendet behandlas.

Personalföreträdarna har inte rätt att närvara vid handläggning av ärenden som avser myndighetsutövning mot någon enskild, såvida inte ärendet rör en obestämd krets av enskilda.

Övriga ärenden

En ledamot i en nämnd eller bolagsstyrelse har rätt att lägga ett förslag. Detta kallas initiativrätt. Grundregeln vid nya frågor är att inte ta några beslut vid sammanträdet då förslagets lämnats. Även om det inte finns ett formellt beredningstvång för en nämnd/bolagsstyrelse så är det bra att förslaget får beredas. Frågor som väckts under sammanträdet ska protokollföras.

Anmälningsärenden

Denna punkt på föredragningslistan används för att meddela beslut fattade av annan myndighet, annan nämnd eller bolagsstyrelse som har giltighet för den egna nämndens/bolagsstyrelsens verksamhet. Det kan till exempel vara beslut fattade av länsstyrelsen.

Delegationsbeslut som fattas i nämndens namn ska anmälas i den ordning som nämnden har beslutat.