Ordförande ska säkerställa att ärenden som ska behandlas vid sammanträdet är beredda och att besluten inte strider mot lag. Beredningskravet gäller dock inte valärenden och revisionsberättelsen. I valärenden upprättas förslag av fullmäktiges valberedning.

Att bereda ett ärende kan innebära att faktaunderlag tas fram och att förvaltningsorganisationen skriver sina överväganden och förslag till beslut. Kommunens nämnder och bolagsstyrelser som har ett särskilt intresse i frågan ska yttra sig. Innan ett ärende ska behandlas av fullmäktige ska kommunstyrelsen alltid ges tillfälle att yttra sig. Kommunstyrelsen antar det slutliga förslaget till beslut i ett ärende som ska beslutas av kommunfullmäktige. Förslaget kan vara densamma som någon annan nämnd eller en fullmäktigeberedning har lämnat.

Ordföranden har rätt att begära in uppgifter från nämnder, beredningar och verksamhetschefer om utredningsläget i ärenden som kan tänkas bli behandlade i fullmäktige. Ordförande har ett särskilt ansvar för ordningen och uppförandet vid kommunfullmäktiges sammanträden. Ordförande är dessutom skyldig att rösta när det behövs för att ärendet ska kunna avgöras.