Offentlighetsprincipen, allmän handling och sekretess

Handlingar hos myndigheter ska vara tillgängliga för allmänheten. Alla handlingar (pappersdokument eller elektroniska handlingar) som är inkomna till en myndighet, eller upprättade hos myndigheten, och som förvaras hos myndigheten, är som huvudregel offentliga.

Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen finns fastslagen i tryckfrihetsförordningen och ger var och en rätt att ta del av allmänna handlingar, utan att tala om vad hen heter eller vad de ska användas till. Det är inte bara papper som är handlingar, utan även alla elektroniska upptagningar av information är handlingar, exempelvis film eller inspelning av ljud.

Kommunens samtliga nämnder, bolagsstyrelser, förvaltningar och bolag är skyldiga att tillämpa offentlighetsprincipen. Varje nämnd är i detta hänseende sin egen myndighet. De kommunala bolagen är att jämställa med myndighet om kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande över bolaget, vilket Göteborgs Stad gör över samtliga bolag som ingår i Göteborgs Stadshus AB och som Göteborgs Stad äger tillsammans med andra kommuner. Handlingsoffentligheten gäller bara allmänna handlingar.

Meddelarfrihet

Även meddelarfriheten är en del av offentlighetsprincipen och innebär att anställda vid en myndighet har möjlighet att kontakta media och lämna uppgifter om förhållanden på myndigheten/arbetsplatsen till media i syfte att få uppgifterna publicerade.

Allmän handling

En handling som kommit in till eller upprättats av kommunen och är förvarad i kommunen är en allmän handling. Allmänna handlingar kan antingen vara offentliga eller sekretessbelagda.

Ibland kommer det material direkt hem till dig som förtroendevald och det kan då uppstå funderingar kring om det är allmän handling eller inte. Om det är tydligt att informationen i handlingen rör den förtroendevalde i sin roll som företrädare för ett parti eller funktion i partiet, är det inte en allmän handling. Rör det ett pågående ärende eller ett ärende som är på väg till nämnden, så hanteras den som en allmän handling.

Om det känns osäkert om det är allmän handling eller inte, kan du kontakta nämndsekreteraren eller din förvaltning för att få råd. Är det material du som förtroendevald har fått hem en allmän handling, ska det diarieföras. Innehåller materialet sakuppgifter i ett ärende, ska det också tillföras beredningen av ärendet.

Sekretess

Allmänna handlingar är offentliga om det inte finns någon sekretessbestämmelse i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL), som det går att sekretessbelägga handlingen eller uppgifter i handlingen med stöd av. Innehållet i en handling som begärts ut ska alltid prövas i förhållande till OSL. Exempel på sekretess är handlingar som innehåller uppgifter om en enskild persons hälsoläge, ekonomi och andra liknande uppgifter som skulle kunna vara till skada för den enskilde om de kom till allmänhetens kännedom.
I vissa undantagsfall kan handlingars innehåll hemlighållas till exempel på grund av att de innehåller hemliga uppgifter för försvaret, affärshemligheter eller hur kommunen planerar att hantera en förhandling med en motpart.

Vill du veta mer?

Läs mer eller se film om allmänna handlingar och offentliga handlingar på Göteborgs Stads webbsida goteborg.se

Göteborgs Stads rutin för hantering av begäran om utlämnande av allmänna handlingar