Figuren visar hur reglerande styrande dokument är uppbyggda hierarkiskt.

Om reglerande styrande dokument

Reglerande styrande dokument ska skapa sunda beteenden, säkerställa rättssäkerhet och att brukarna, invånarna och kunderna får likvärdig service. Dokumenten gäller tillsvidare och ska följas.

Hierarki, handlingsutrymme och tidshorisont

Figuren ovan visar hur reglerande styrande dokument är uppbyggda hierarkiskt utifrån den detaljeringsgrad som dokumentets innehåll har och vilket handlingsutrymme som får finnas.

Observera att inte alla dessa nivåer måste finnas för ett område. Exempelvis måste det inte finnas en policy för att anta en riktlinje. Ibland finns det behov att konkretisera en riktlinje ytterligare. Då styr riktlinjen innehållet i till exempel en anvisning eller rutin.

Normgivande för organisationen

De reglerande styrande dokumenten anger hur vi ska förhålla oss inom olika områden, hur vi ska agera här och nu. När ett reglerande styrande dokument antas tydliggörs den politiska viljans normgivning som vänder sig inåt till organisationen. Dokumenten anger värderingar och grundprinciper för att styra medarbetarnas agerande respektive ramarna för handlingsutrymmet i en viss fråga.

Eftersom dokumenten reglerar något som medarbetare ska förhålla sig till varje dag får dokumenten inte innehålla mål.

  • Policy är i regel ett kortfattat dokument som anger grundprinciper och/eller värderingar för att styra och vägleda organisationens agerande inom ett visst område. Vid behov kan den konkretiseras genom ett underliggande reglerande styrande dokument.

  • Riktlinjer visar hur uppgifter ska utföras men lämnar visst utrymme för verksamheten att själva utforma detaljerna i arbetet. Det kan exempelvis ske genom anvisningar eller rutiner. Riktlinjer ger mer konkret stöd för ett visst handlande än en policy. Den beskriver hur något ska göras för att vi ska agera korrekt i den befintliga verksamheten så att den bedrivs effektivt, rättssäkert och med kvalitet och även säkrar en likvärdig och icke-diskriminerande verksamhet.

    I vissa fall kan riktlinjer rikta sig både till medarbetarna och externt för dem som verksamheten riktar sig till.
  • Regler är en samling bestämmelser som ska sätta exakta gränser för verksamhetens handlande. Regler anger i detalj vad som gäller inom ett visst område. Regler ska vara enkla, tydliga och lätta att överblicka. De får inte innehålla oklara formuleringar som låter den enskilde medarbetaren göra egna tolkningar.

  • Anvisning beskriver på vilket sätt något ska göras och innehåller konkret vägledning om hur verksamheten eller arbetsuppgifter inom ett område ska utföras. Dokumentet kan vara en konkretisering av en riktlinje beslutat av fullmäktige för den egna verksamheten i nämnd eller bolagsstyrelse.

För vissa arbetsuppgifter kan det vara relevant att i en viss situation ange hur medarbetaren exakt ska utföra en enskild arbetsuppgift. Det kan då vara aktuellt att ta fram en rutin eller instruktion.

  • Rutin anger ett bestämt arbetssätt. Den beskriver konkret hur man ska göra i en viss situation. Det kan handla om vad som ingår i en arbetsuppgift, när och hur ofta den ska göras och vem eller vilka som utför arbetsuppgiften.

  • Instruktion beskriver ett sätt att utföra en enskild aktivitet eller ett moment inom en viss arbetsuppgift. Instruktionen har alltså en högre detaljeringsgrad än anvisning och rutin. Den förekommer främst inom teknisk verksamhet.

Ibland kan det även vara relevant att förvaltningen/bolaget tar fram stödjande dokument som mallar, handböcker, blanketter, formulär, processkartor som kompletterar de reglerande styrande dokumenten.