Samordning - arbete över organisatoriska gränser

Kommunfullmäktige fördelar uppdrag på nämnder och bolagsstyrelser så att kommunens samlade ansvar och åtaganden tas om hand. Men uppdelningen mellan organisationer, chefer och arbetsenheter kan göra att uppgifter faller mellan stolar eller tvärtom att flera arbetar med samma sak. Risken finns också att vi arbetar och levererar olika när det inte finns skäl för det. En viktig del av Göteborgs Stads styrning handlar därför om att vi måste samordna oss och agera som en organisation – ett Göteborgs Stad.

Samordning regleras bland annat i Göteborgs Stads gemensamma förhållningssätt, nämndernas reglementen, ägardirektiv för bolagsstyrelser samt i riktlinjen för styrning, uppföljning och kontroll. Generellt gäller att vi ska söka samordning och gemensamma överenskommelser då det är nödvändigt eller effektivt men att beslutsfattande fortfarande sker i linjen. I vissa fall är samordningen mer styrd och beslutsfattandet omfördelat. Många gånger arrangerar vi samordning i projekt. Då är uppdragshandlingar eller projektdirektiv viktiga verktyg för att säkerställa inflytande i linjen över projektens inriktning och ambitionsnivå.

Nämnder och bolagsstyrelser och dess förvaltningar och bolag har själva ansvar för att samråda med och aktivt söka samarbete med andra nämnder och bolagsstyrelser när de egna besluten och det egna agerandet

  • påverkar andra
  • när det är viktigt utifrån ett hela-staden-perspektiv att samarbeta för att uppfylla kommunfullmäktiges inriktningar och mål.

Samtliga förvaltnings- och bolagschefer möts löpande för att gemensamt ta del av aktuell styrinformation och identifiera om det finns behov av samordning.

Bland stadsdelsnämnderna där uppdragen är lika finns särskilda behov av samordning. Likvärdig service till invånare och brukare förutsätter att stadsdelsförvaltningarna regelbundet stämmer av och anpassar sina tjänster sinsemellan. Ett annat syfte med samordning är att nå synergi- och effektivitetsvinster.

Särskild organiserad styrning och samordning

Samordningen eller styrningen kan i vissa fall få särskilda former. Det kan handla om ett område, en fråga eller en ambition där det finns anledning att ha en viss hanteringsordning eller att säkerställa samarbete över organisatoriska gränser. Idag finns några områden som kräver särskild styrning och samordning.

Jämlikt Göteborg

Möjligheterna till ett gott liv i staden skiljer sig åt mellan olika grupper och områden. Därför tar kommunen med hjälp av ny forskning, delat ansvar och tydliga politiska mål ett samlat grepp för ett mer jämlikt Göteborg.

Fyra fokusområden har fastställts som särskilt viktiga för att stärka den sociala hållbarheten och minska skillnaderna i livsvillkor och hälsa. De är god start i livet, goda uppväxtvillkor, förutsättningar för arbete samt hållbara och hälsofrämjande miljöer och samhällen.

Arbetet genomförs integrerat i organisationen genom ordinarie ledning och styrning. Stora delar av Göteborgs Stads förvaltningar och bolag är med och driver arbetet och Social resursförvaltning ansvarar för samordningen.

För vart och ett av de fyra områdena finns en utsedd fokusledare. Fokusledaren har ett tydligt uppdrag inom området och även ett övergripande ansvar att driva på arbetet i hela staden inom sitt fokusområde. En samordningsgrupp fungerar som strategisk ledning för arbetet på tjänstemannanivå. Här kan du läsa mer om Jämlikt Göteborg.

Samordning av interna tjänster

Inom Göteborgs Stad styrs och samordnas förvaltning och utveckling av vissa tjänster som verksamheterna har behov av för att utföra sitt uppdrag. Dessa kommungemensamma interna tjänster kan stödja såväl ledningsprocesser som kärn- och stödverksamhet. Fullmäktige har antagit Göteborgs Stads generella regler för kommungemensamma interna tjänster som gäller för nämnder och bolagsstyrelser.

Det finns en utarbetad prioriterings- och beslutsgång som ska säkerställa ett hela-staden-perspektiv, fokus på behovsstyrd verksamhetsutveckling och att utvecklingsbehov blir föremål för en politisk bedömning och beslut. Planeringshorisonten är flerårig och samtliga aktörer identifierar och prioriterar utvecklingsbehoven på ett tidigt stadium.

En kommungemensam intern tjänst:

  • är beslutad av kommunstyrelsen
  • levereras av intraservice
  • är till för flera verksamheter

De kommungemensamma interna tjänsterna är indelade i tjänsteområden: Kommunikation, Utbildning, Vård och omsorg, E-handel, Ekonomi, Ledning och styrning och HR-tjänster.

Varje område har en tjänsteplan inklusive budget som beskriver planerna för hur tjänsten ska upprätthållas och utvecklas under en treårsperiod. En tjänsteansvarig ansvarar för varje tjänsteområde.

Lokalförsörjning

Göteborgs Stad nyttjar, förvaltar eller äger en mängd lokaler. Förändrade behov av lokaler i kommunens verksamhet behöver löpande matchas med befintliga eller nya lokaler. Därför är en välfungerande lokalförsörjning nödvändig och omfattar att bygga nytt, hyra in, bygga om, köpa eller sälja. En viktig del av verksamheten är att planera för lokalbehovet på lång sikt.

De ekonomiska konsekvenserna är stora och samordning har fördelar för hela kommunens bästa. Därför styrs området på särskilt sätt genom gemensamma styrande dokument för lokalförsörjning. Fullmäktige har antagit Regler för styrning och ledning av Göteborgs Stads lokalförsörjning. Dess syfte är att tydliggöra ansvar, roller och processer för berörda aktörer inom Göteborgs Stads lokalförsörjning. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för samordning av kommunens lokalförsörjning. Reglerna kompletteras med ytterligare stadsövergripande styrande dokument och med nämnds-/bolagsstyrelsespecifika dokument. Målet är att ge tillgång till ändamålsenliga lokaler i rätt tid, till största möjliga nytta för verksamheten i förhållande till kostnader för drift och finansiering.

Stadsutveckling och Vision Älvstaden

Styrningen av hur stadens mark- och vattenområden ska användas och hur bebyggelsen ska utvecklas måste vara förutseende och planmässig. Varje ny byggnad och förändring i mark- och vattenanvändningen får i större eller mindre grad konsekvenser för omgivningen under en lång tid framöver. Översiktsplanen (ÖP) ger vägledning för kommunens beslut om hur mark- och vattenområden ska användas och hur den byggda miljön ska användas, utvecklas och bevaras. Översiktsplanen beslutas av kommunfullmäktige och fungerar som en samlad framtidsbild, en avsiktsförklaring och är ett verktyg för att sätta enskilda beslut i ett större perspektiv. Det blir tydligt att varje beslut som fattas inom stadsutveckling också måste fungera på lång sikt.

Översiktsplanen anger att stadens ska byggas inifrån och ut och att komplettering med bostäder, arbetsplatser och service med mera ska ske i den redan bebyggda staden samt i strategiska knutpunkter och längs kollektivtrafikstråk.

För att samordna markplaneringen mot en hållbar, attraktiv stad har tre strategiska dokument tagits fram som tillsammans med Vision Älvstaden (se nedan) anger inriktningen för stadsutvecklingen i enlighet med ÖP till 2035:

Älvstaden är Nordens största stadsutvecklingsprojekt med en politiskt beslutad vision – Vision Älvstaden. Enligt visionen ska 25 000 bostäder och 50 000 arbetsplatser skapas i Älvstadens sju delområden till år 2050.

Älvstaden är i en genomförandefas. Många projekt är igång och mycket planering genomförs vilket ställer krav på beslut över nämnds- och bolagsgränser för att säkra framdriften. Därför har vision Älvstaden kompletterats med Färdplanen som är ett program för genomförande av Älvstaden och en inriktning för övergripande styrning och uppföljning av arbetet.