Styrning, uppföljning och kontroll

Kommunfullmäktige har beslutat om en arbetsgång för ledning och styrning för att hålla en konsekvent röd tråd från planering till utveckling och att påbörja en ny cykel med slutsatser och lärdomar från föregående period. Arbetsgången är fastslagen i Göteborgs Stads riktlinje för styrning, uppföljning och kontroll, som förenar krav från områdena intern styrning och kontroll och systematisk kvalitetsledning i den ordinarie verksamhetsstyrningen.

Kraven på styrning, uppföljning och kontroll har över tid skärpts i både kommunallagen och aktiebolagslagen. Medborgarna förväntar sig och ställer krav på att verksamheten i kommuner och regioner är rättssäker och effektiv. På senare år har även krav på systematiska arbetssätt tillkommit. Krav på systematiska arbetssätt för att upprätthålla och utveckla kvalitet och ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete finns exempelvis i socialstyrelsens föreskrifter och skolverkets allmänna råd.

Kommunfullmäktiges krav

Göteborgs Stads riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll anger ett antal skall-krav som gäller för samtliga nämnder och bolagsstyrelser. Syftet med riktlinjen är att tydliggöra hur de olika ledningsprocesserna (planering och uppföljning, riskhantering, intern styrning och kontroll samt kvalitetsledning) samspelar med varandra.

Kraven på en god styrning, uppföljning och kontroll har också tydliggjorts i nämndernas reglemente liksom i Göteborgs Stads riktlinjer för ägarstyrning och i bolagens ägardirektiv.

Kommunfullmäktige anger att nämnders och bolagsstyrelsers styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ska vara systematisk, förebyggande och utvecklingsinriktad och ska med rimlig grad säkerställa:

  • att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt, med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till,
  • att verksamheten långsiktigt bidrar till en hållbar utveckling och en god ekonomisk hushållning utifrån ett helhetsperspektiv,
  • att lagstiftning, föreskrifter och riktlinjer som berör verksamheten följs,
  • att informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är tillförlitlig och tillräcklig,
  • att till Stadsrevisionen tidigt anmäla misstankar om allvarligare oegentligheter inom sin verksamhet.

Styrningen, uppföljningen och kontrollen av verksamheten ska också bidra till att oavsiktliga och avsiktliga fel och brister kan upptäckas i tid samt att säkra tillgångar och förhindra förluster.

Rimlig grad av säkerhet

Rimlig grad av säkerhet innebär att nämnderna och bolagsstyrelserna i sitt arbete med styrning, uppföljning och kontroll ska göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vad gäller kontrollnytta ska inte bara ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos allmänheten och för dem verksamheten riktar sig till samt hos andra intressenter.

Effektivt system för styrning, uppföljning och kontroll

Sammantaget ställer detta krav på att nämnderna och bolagsstyrelserna har ett effektivt system för styrning, uppföljning och kontroll som är dokumenterat i de delar där så bedöms verkningsfullt. Med system avses det ramverk av systematik, struktur och kultur som nämnden och förvaltningen eller styrelsen och bolaget använder sig av för att styra mot måluppfyllelse och fullgörande av uppdrag.

Ett effektivt system för styrning, uppföljning och kontroll är i hög grad också beroende av organisationens kultur. Det är därför viktigt att styrningen inte bara handlar om vad vi ska åstadkomma och hur vi ska gå tillväga, utan även på vilket sätt vi uppträder när vi gör det.

I alla verksamheter finns någon form av intern kontroll men nämnden/bolagsstyrelsen måste ta ställning till:

  • Att den interna kontrollen är av tillräcklig omfattning.
  • Att den interna kontrollen är tillräckligt systematisk utförd.
  • Att den interna kontrollen är tillräckligt väl dokumenterad.

Det är inte nämndens/bolagsstyrelsens uppdrag att genomföra den interna kontrollen MEN nämndens/bolagsstyrelsens uppdrag är att se till att den interna kontrollen är tillräcklig.

En bra intern kontroll utgår från vilka risker som kan finnas i verksamheten.

Riskhantering

Att intern kontroll utgår från risker innebär att riskhantering ska vara en integrerad del i nämndens/bolagsstyrelsens styrning och vara en del i beslutsfattandet vid prioritering och val av olika handlingsalternativ för att uppnå verksamhetens mål eller säkerställa verksamhetens förmåga att utföra sitt uppdrag.

Nämnd och bolagsstyrelse ska också säkerställa att riskhantering sker kontinuerligt inom väsentliga verksamhetsområden, processer och projekt samt alltid vid större förändringar. Respektive nämnd/bolagsstyrelse ska årligen utvärdera effektiviteten samt lämna en bedömning om systemet för styrning, uppföljning och kontroll fungerar på ett betryggande sätt.

Vill du veta mer?

I SKR:s skrift Intern kontroll – för förtroende, trygghet och utveckling kan du läsa mer om vad det innebär i praktiken.