Behandling av personuppgifter - GS Trafikantservice AB

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Det kan vara t.ex. namn eller personnummer men också foton och ljudinspelningar. Även andra typer av uppgifter, som registreringsnummer och adresser kan vara personuppgifter, om de kan knytas till en person.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter, till exempel att samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera m.m.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är styrelsen för GS Trafikantservice AB. Det innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Har du frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta den personuppgiftsansvarige eller dataskyddsombudet, se kontaktuppgifter längst ner.

Varför behandlar vi dina personuppgifter (ändamål)?

GS Trafikantservice AB:s uppdrag står beskrivet i bolagsordningen.  GS Trafikantservice AB ansvarar för att tillhandahålla tjänster och produkter inom trafikområdet.

Exempel på uppdrag som ingår i bolagets ansvar:

• Hantera trafikledning på Nils Ericson terminalen
• Utföra uppdrag inom digitaltryckning och foliering
• Hantera och förbättra kollektivtrafikens hållplatser
• Bemanna informatörsuppdrag för kollektivtrafik

För att kunna utföra uppdraget behöver personuppgifter behandlas på olika sätt. Vi kommer inte att behandla dina personuppgifter om vi inte har en väl motiverad anledning till att göra det. När vi samlar in personuppgifter ska ändamålet med behandlingen tydligt framgå. Om dina personuppgifter ska behandlas för en annan anledning än den ursprungliga, så kommer du att få information om det innan ny behandling påbörjas.

Kategorier av personuppgifter

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter i andra fall är nödvändiga. Vi behandlar inte mer personuppgifter än nödvändigt. Är du osäker på vad som gäller i ditt ärende kan du höra av dig till oss och fråga. Vi har inte möjlighet att i efterhand radera personuppgifter du lämnat in till oss om de ingår i allmänna handlingar.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

All personuppgiftsbehandling måste ha en laglig grund. Laglig grund är de skäl som enligt dataskyddsförordningen är giltiga för att få behandla personuppgifter. Någon av dessa grunder måste föreligga om vi ska hantera dina personuppgifter.

• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
• Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
• Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
• Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

I huvudsak sker personuppgiftsbehandlingen på GS Trafikantservice AB med antingen rättslig förpliktelse, avtal med den registrerade eller allmänt intresse som grund.

Särskilt om personuppgiftsbehandling när du har affärsavtal med GS Trafikantservice AB 

GS Trafikantservice AB:s behandlar kunder och beställares kontaktuppgifter som den registrerade lämnat till bolaget. Rättslig grund för behandlingen är att fullgöra det avtal som ingåtts. De personuppgiftsbehandlingar som är aktuella kan vara namn, kontaktuppgifter och vid enskild firma kan även personnummer finnas.

Särskilt om personuppgiftsbehandling när du lämnar in synpunkter och klagomål, ställer frågor

GS Trafikantservice AB behandlar de personuppgifter du själv lämnar in för att kunna administrera ärendet och lämna återkoppling till dig. Du kan lämna synpunkter och klagomål utan att uppge kontaktuppgifter, men då kan du inte få något svar av GS Trafikantservice AB. Om du kontaktar oss via Göteborgs Stads kontaktcenter tar även anställda där del av dina personuppgifter. Den lagliga grunden för behandlingen är intresseavvägning.

Särskilt om personuppgiftsbehandling när du söker tjänster, är anställd eller har uppdrag hos GS Trafikantservice AB 

När du söker en tjänst på GS Trafikantservice AB så behandlas dina personuppgifter som ett led i rekryteringsärendet. Den lagliga grunden är en uppgift av intresseavvägning. De personuppgifter som behandlas är de du själva lämnar in, oftast namn, kontaktuppgifter som adress, telefonnummer och e-post, personnummer, uppgifter om tidigare studier och erfarenhet. När du skickar in en spontanansökan till GS Trafikantservice AB behandlas endast de uppgifter du själv lämnat in. Spontanansökningar gallras vid inaktualitet, direkt efter bedömning. För de sökande som kommer vidare i rekryteringsprocessen görs också intervjuer och urvalstester. I rekryteringsprocessen görs även referenstagning hos tidigare uppdragsgivare.

GS Trafikantservice AB behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. I vissa fall är det nödvändigt för GS Trafikantservice AB som arbetsgivare att hantera även känsliga personuppgifter. Detta gäller främst i ärenden om sjukskrivning och rehabilitering. Den lagliga grunden för behandlingarna är rättslig förpliktelse.

Särskilt om personuppgiftsbehandling vid kamerabevakning

GS Trafikantservice AB har kamerabevakning i syfte att säkra lokal på Hildedalsgatan. Kameran är endast i bruk när lokalen är larmad.

När dina personuppgifter ingår i en allmän handling 

Den mesta informationen på GS Trafikantservice AB är allmänna handlingar och den information som inte är det kan med tiden bli det. Vad som är en allmän handling definieras i tryckfrihetsförordningen. En handling är allmän om den:

• Förvaras på en myndighet, till exempel i våra lokaler eller på våra servrar,

och

• har inkommit, till exempel genom att den lämnats in eller skickats till oss,

eller

• upprättats, till exempel genom att vi fastställt eller på annat sätt färdigställt den

Allmänna handlingar lämnas ut på begäran, undantaget de uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Den som begär ut handlingen har rätt att vara anonym. Allmänna handlingar ska bevaras enligt arkivlagen, och kan enbart gallras (förstöras) i enlighet med gallringsbeslut. Allmänna handlingar ska också som regel registreras, vanligtvis genom diarieföring. När en personuppgift ingår i en allmän handling kan den inte raderas på begäran.

Webbplatser och cookies

När du besöker någon av våra webbplatser används kakor (cookies). En kaka är en liten textfil som lagras på din dator. Kakor används normalt för att förbättra en webbplats för dig som besökare, genom att föra över information mellan webbläsare och webbservrar. De vanligaste användningsområdena är att spara användarens val på en webbsida och för teknisk information. Kakor används också för att samla statistik om besök på webbsidan.

Kakorna kan både vara sessionskakor (som försvinner direkt efter ditt besök) och beständiga kakor (som ligger kvar på din dator under en bestämd tid).

Om du inte accepterar att kakor används kan du stänga av användningen av kakor. Det gör du i din webbläsares säkerhetsinställningar.

För dig som ingår avtal och utför tjänster åt GS Trafikantservice AB

Om det avtalade uppdraget eller tjänsten innebär att behandling av personuppgifter sker ska ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt bestämmelser i dataskyddsförordningen tecknas mellan parterna i samband med undertecknande av detta avtal, eller senast vid det datum då entreprenören påbörjar uppdrag och behandling av personuppgifter åt beställaren. Personuppgiftsbiträdesavtal ska tecknas enligt beställarens, det vill säga GS Trafikantservice AB:s, vid var tid gällande avtalsmall för personuppgiftsbiträdesavtal och tillhörande bilagor.

Ladda ner mall för personuppgiftsbiträdesavtal (docx) 

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Medlemmar i styrelsen för GS Trafikantservice AB och anställda på bolaget samt övriga med uppdrag för GS Trafikantservice AB tar del av dina personuppgifter i den utsträckning det behövs för att handlägga ditt ärende. I vissa fall använder vi så kallade personuppgiftsbiträden. Personuppgiftsbiträden är andra parter som på GS Trafikantservice AB:s uppdrag utför personuppgiftsbehandling. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss. Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar och uppgifterna inte är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

I de allra flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende för dig, t.ex. om du lämnar in en synpunkt till oss. Ibland kan vi också få dina personuppgifter från någon annan. Det kan vara att dina personuppgifter finns i handlingar som GS Trafikantservice AB får på remiss, eller att uppgifter hämtas ur publika register som till exempel SPAR och Skatteverket.

Överföring till tredje land

Skulle dina personuppgifter hanteras utanför EU/EES-området (s.k. tredje land) så berättar vi det för dig. Hanteringen sker i så fall i enlighet de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen.

GS Trafikantservice AB använder flera Office 365 produkter, såsom Outlook, Teams, SharePoint. Produkterna används för flera ändamål. Microsoft är tjänsteleverantör och personuppgiftsbiträde för behandlingar i dessa verktyg. Eftersom Microsoft är ett amerikanskt företag kan det förekomma så kallad tredjelandsöverföring av dina personuppgifter i dessa verktyg.

Lagringstid

Dina personuppgifter kommer att sparas av oss till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Om personuppgifterna ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras. Handlingar som saknar gallringsbeslut bevaras enligt de bestämmelser som finns i arkivlagen. GS Trafikantservice AB gallrar handlingar av tillfällig och ringa betydelse vid inaktualitet. Vill du veta mer kring vilka gallringsbeslut GS Trafikantservice AB tillämpar kan du kontakta oss.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

Du kan begära att få tillgång till dina personuppgifter och du har då rätt att få information om de uppgifter vi behandlar om dig kostnadsfritt. Vanligtvis kallas detta ett registerutdrag.

• Begära rättelse, radering eller begränsning av en behandling av dina personuppgifter. Dessa rättigheter är begränsade, till exempel om dina uppgifter ingår i en allmän handling är det inte tillåtet att radera dessa, eller om uppgifterna på annat sätt är nödvändiga för att stadsmiljöförvaltningen ska fullgöra sitt uppdrag.
• Invända mot behandling av dina personuppgifter.
• I vissa fall begära dataportabilitet.
• När som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
• Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till integritetsskyddsmyndigheten.
  
  

Kontaktuppgifter

Om du vill begära registerutdrag, utöva några av dina övriga rättigheter enligt dataskyddsförordningen eller ha ytterligare information kan du kontakta GS Trafikantservice AB genom e-post info@gskollektivtrafik.goteborg.se eller telefonnummer: 031-732 10 00. Du kan också vända dig med frågor eller synpunkter till GS Trafikantservice AB:s dataskyddsombud som nås på dso@intraservice.goteborg.se .

Uppge vid kontakt att frågan gäller personuppgiftsbehandling hos GS Trafikantservice AB.