Vanliga frågor och svar om redovisning

Allmänt om e-tjänsten och support 

Vart vänder jag mig om e-tjänsten inte fungerar eller om jag inte förstår hur den används? 

Börja med att läsa i användarmanualen och se på instruktionsfilmer. Det finns även digitala utbildningstillfällen under januari och februari.  Nedan finns exempel på vanliga frågor och svar som besvarar många av de vanligaste frågorna som uppstår. Om du efter att ha tagit del av nämnda alternativ fortfarande inte har fått svar på din fråga kan du kontakta överförmyndaren via mejl eller telefon. 

Kan jag spara mitt arbete och fortsätta senare? 

Ja, både kassabok och årsräkning kan sparas och färdigställas vid ett senare tillfälle. 

Vilka webbläsare fungerar? 

E-tjänsten fungerar bäst i uppdaterade versioner av Chrome eller Edge, men även andra webbläsare ska normalt sett fungera.  

När blir jag utloggad från e-tjänsten? 

Efter 45 minuter av inaktivitet sker automatisk utloggning från Mitt Wärna.  

Vad gör jag om Bank-ID-signering misslyckas? 

Kontrollera att Bank-ID är giltigt och att webbläsaren tillåter nödvändiga fönster. 

Konton och kontohantering 

Vilka konton ska finnas med i kassaboken? 

Transaktionskontot och överförmyndarspärrade konton ska finnas med i kassaboken. Konton för privata medel ska inte redovisas där utan kan tas upp som övrig tillgång i årsräkningen. 

Ska vilande konton tas med i kassaboken? 

Vilande konton utan transaktioner ska redovisas med saldo, men behöver inte ha transaktioner i kassaboken om det inte skett några transaktioner under året. 

Hur gör jag om jag bytt transaktionskonto under året? 

Nya konton läggs in från öppningsdatum med ingående saldo 0 kr. Gamla konton ligger kvar med sina ursprungliga ingående saldon. Överföringar mellan kontona redovisas som överföringar mellan egna konton. 

Hur redovisar jag överföringar mellan olika konton? 

Överföringar mellan egna konton du disponerar redovisas med transaktionstyp “20. Överföring mellan egna konton”. Transaktioner till ett privata medelskonto läggs in som utgift. Eventuella inbetalningar från ett privata medelskonto tillbaka till transaktionskontot läggs in som ej skattepliktig inkomst. Transaktioner mellan två olika privata medelskonton redovisas inte. 

Finns det ett maxbelopp för transaktionskontot? 

Riktvärdet är högst 50 000 kronor. 

Hur kontrollerar jag att det är rätt saldo i kassaboken? 

Utgående saldo i kassaboken, “aktuellt saldo“ i kassabokens översikt, ska stämma överens med bankens kontoutdrag per redovisningsperiodens slut. 

Inkomster 

Hur ska pension, skatt och bostadstillägg redovisas? 

Skattepliktiga inkomster ska redovisas som bruttoinkomst. Beloppet för pension delas exempelvis upp i bruttopension, eventuellt bostadstillägg och avdragen skatt. 

Måste pensionsbesked bifogas varje månad? 

Underlag är obligatoriskt för skattepliktig inkomst. Men det går bra att använda ett och samma underlag så länge belopp och skatteavdrag inte förändras.  

Hur redovisar jag ränta på konton? 

Utbetald ränta redovisas brutto som skattepliktig inkomst, och betald skatt på ränta som utgift.  Upplupen ränta redovisas ej. 

Hur redovisar jag överföring från ett privata medelskonto till transaktionskonto? 

Det registreras som skattefri inkomst. 

Utgifter 

Måste alla fakturor och kvitton bifogas? 

Ja, om det inte tydligt framgår av kontoutdraget vad betalningen avser. 

Hur redovisas färdtjänst, mat i daglig verksamhet och liknande avgifter? 

Dessa kan redovisas under omvårdnadsavgifter (punkt 11) eller som övriga utgifter (punkt 17). 

Vad ska redovisas under ”Övriga utgifter” (punkt 17)? 

Endast sådant som inte passar in under någon annan kategori. 

Måste jag lämna in en särskild specifikation för övriga utgifter? 

Ja. Det krävs en sammanställning som visar vad utgifterna avser, även om kvitton finns bifogade i kassaboken. Sammanställningen sparas i akten. 

Måste jag bifoga underlag för bankavgifter? 

Nej, det framgår normalt sett av kontoutdraget. 

Räcker det att bifoga exempelvis hyresavi eller försäkringsbrev en gång? 

Ja, så länge beloppet inte förändras och utgiften framgår av kontoutdraget. 

Import av kontoutdrag till kassaboken 

Vad innebär import av kontoutdrag? 

Det är en funktion som gör det möjligt att importera kontoutdrag från banken direkt till kassaboken som man kan använda om man vill. Det är inte obligatoriskt. Se användarmanualen för beskrivning hur du gör. Kontrollera att kassaboken är korrekt efter import. 

Vilka filformat fungerar för funktionen import av kontoutdrag? 

En CSV-fil krävs för import av kontoutdrag. Det är en filtyp som lagrar tabelldata med värden separerade med kommatecken. Excel- eller PDF-filer kan inte importeras direkt. 

Hur hämtar jag en CSV-fil? 

Du laddar ner den via internetbanken.  

Vad gör jag om CSV-filen inte går att ladda upp? 

Kontrollera att filen är i korrekt oredigerat CSV-format. 

Årsräkning och redogörelse 

Hur kommer jag vidare från första steget i årsräkningsinlämningen? 

För att komma vidare i inlämningen behöver du ange aktuellt utgående saldo för de konton som finns i kassaboken (för en årsräkning saldo per den 31 december). Aktuellt saldo framgår i det gröna fältet i kassabokens huvudvy. 

Vilka underlag ska bifogas vid årsräkningsinlämningen? 

Årsbesked och underlag som styrker för huvudmannens samtliga tillgångar och skulder, samt kontoutdrag för bankkonton. Redogörelsen för utfört uppdrag. Underlag för eventuell begäran om kostnads- eller ersättning. En lista över vilka utgifter på kontoutdraget som du registrerat på transaktionstyp 17 Övriga utgifter. Kassaboken bifogas automatiskt – och det är där du bifogar underlagen och verifikaten som avser periodens inkomster och utgifter. 

Vilka kontoutdrag ska bifogas och för vilken period? 

Kontoutdrag från bank ska omfatta hela den period som årsräkningen avser och bifogas för var och ett av kontona du lagt in i kassaboken. 

Behöver redogörelsen skrivas under separat? 

Nej. BankID-signeringen vid inlämning räcker. 

Kan jag komplettera en redan inskickad årsräkning? 

Endast om överförmyndaren begär komplettering. Du kan inte själv ändra efter att du lämnat in årsräkningen.

Om jag tog över uppdraget under året – ska jag redovisa hela året? 

Nej. Du redovisar endast den period du varit ställföreträdare.  

När ska jag årsräkningen lämnas in? 

Före den första mars ska du lämna in årsräkning för föregående år.  

Hur gör jag om jag inte fått alla obligatoriska underlag innan 1 mars? 

Årsredovisningen ska vara helt komplett när du lämnar in den. Om du saknar underlag kan du begära anstånd med inlämningen. Det måste du göra före den 1 mars, inga anstånd kan ges efter det. Begäran om anstånd mejlas till overformyndaren@goteborg.se. 

Hur får jag besked om eventuell komplettering krävs? 

Om den behöver kompletteras med uppgifter eller underlag skickar överförmyndaren en begäran om komplettering till dig via Mitt Wärna. Du får samtidigt ett meddelande via e-post att du har fått ny information i Mitt Wärna. Begäran skickas via e-tjänsten för att då öppnas systemet upp så att du kan lämna in svaret på kompletteringsbegäran via Mitt Wärna. 

Kan jag se vad som händer med årsräkningen efter inlämning? 

I redovisningar får du en överblick över de räkningar du har skickat in. Du ser bland annat vilken typ av räkning du skickat in, datum för när den skickades in, datum för när den granskades och vilken status som ärendet har hos överförmyndare. Efter avslutad granskning kan du ladda ner en pdf av räkningen där du ser utfallet av granskningen, samt eventuella korrigeringar och/eller noteringar överförmyndaren har gjort. 

Bilagor, kvitton och underlag 

Vilka filformat ska jag använda för underlag? 

PDF-format är att föredra för bilagor och underlag. Men även de vanligaste bild-filformaten är godkända, samt Word och Excel. 

Är det tillåtet att fotografera fakturor och kvitton? 

Ja, så länge bilderna är tydliga och läsbara. Skanner är att föredra men inget krav. Det finns även gratis skannings-appar för telefoner. 

Skulder 

Vilka skulder ska redovisas? 

Alla huvudmannens skulder ska redovisas, inklusive inkassoskulder, lån så som CSN eller bostadslån, eller skulder hos kronofogden. En faktura som ännu inte är betald redovisas inte som skuld. 

Hur redovisas skuldsanering? 

Så länge skuldsaneringen pågår har huvudmannen skulder. När den är avslutad är huvudmannen skuldfri. 

Granskning, arvode och ersättning 

När granskas min årsräkning? 

Överförmyndaren granskar årsräkningar löpande från det att inlämningen påbörjas. Då det rör sig om tusentals årsräkningar kan vi inte ge besked om när en enskild årsräkning kommer att granskas. 

Vad kan påverka handläggningstiden? 

Om en årsräkning är bristfällig, om underlag saknas eller andra oklarheter finns i redovisningen begär överförmyndaren in kompletteringar, vilket påverkar hur lång tid det tar att granska. Även försenad inlämning påverkar både handläggningstid och arvoderingen.  

När betalas arvode ut? 

Om arvode begärts fattas beslut om arvode efter det att årsräkningen och redogörelsen har granskats klart. För de fall kommunen är betalningsansvarig för arvodet görs utbetalningen normalt sett i slutet av månaden efter arvodesbeslutet upprättats (dock ej i augusti). 

Hur begär jag kostnadsersättning? 

Om du begär schablonkostnadsersättning på 2 % av prisbasbeloppet kryssar du för det när du fyller i redogörelsen. Om du begär faktisk kostnadsersättning registrerar du utlägg och kostnader om du går in på “kostnader” i mitt Wärna. Det är dock inte obligatoriskt att använda den funktionen, det går också bra att exempelvis använda redogörelseblanketten. Kostnaderna ska gälla kostnader som du haft i direkt samband med utförandet av ditt uppdrag och kvitto ska alltid bifogas. 

Hur begär jag milersättning? 

I körjournalen kan du registrera resor som du gjort i uppdraget under redovisningsperioden. Den bifogar du sedan som underlag vid årsräkningsinlämningen. Det är dock inte obligatoriskt att registrera resor i körjournalen, det går också bra att exempelvis använda redogörelseblanketten. Resorna ska anges med datum, resans längd, färdväg tur och retur och resans ändamål.