Godkända arkivprodukter och kontorsmaterial

När du väljer metod för framställning av handlingar behöver du ta hänsyn till hur länge de ska bevaras och att de ska kunna kopieras, skannas och överföras, både idag och i framtiden.  

Välj rätt arkivprodukter

• När allmänna handlingar framställs ska papper, film, pennor, tusch, stämpelfärger, tryckfärger, skrivare, kopiatorer, faxar och övrigt material som används vara godkända.
• Allmänna handlingar ska förvaras i förvaringsmedel som exempelvis aktomslag och boxar som är godkända.

Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad tecknar ramavtal med företag som har godkända produkter i sitt sortiment. Men företagen kan samtidigt även ha andra produkter som inte är godkända i sitt sortiment. Därför gör Regionarkivet en lista över vilka arkivprodukter som kan beställas på ramavtal, är certifierade av RISE  Research Institutes of Sweden AB och stämmer överens med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS). 

En produkt kan motsvara Riksarkivets krav utan att ha certifierats av RISE. Ett alternativ till certifiering är att en leverantör av skrivmateriel själv lämnar en så kallad leverantörsförsäkran på att produkten uppfyller Riksarkivets krav. En sådan leverantörsförsäkran ska innehålla en rad detaljerade uppgifter enligt RA-FS 2012:8 bilaga 1.

Analoga handlingar

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS) om tekniska krav och certifiering gäller för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Här finns information om vad som krävs av materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet. Inköp av skrivmateriel och förvaringsmedel (boxar och aktomslag) ska följa RA-FS 2012:8 som utgår ifrån Riksarkivets tekniska krav samt svenska och internationella standarder inom området.

Elektroniska handlingar

Riksarkivet har i RA-FS 2009:2 utfärdat generella föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar som gäller för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. De tekniska kraven innehåller förslag på ett antal format som ska användas för att bevara elektroniska handlingar och överlämna dem till arkivmyndighet.

Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) hittar du på Riksarkivets webbplats: https://riksarkivet.se/rafs 

Godkända arkivprodukter 

Ramavtal för Västra Götalandsregionen

Produkterna i den här listan uppfyller Regionarkivets krav på godkända arkivprodukter. De beställs enligt ramavtal med Västra Götalandsregionen via Marknadsplatsen. För mer information om produkterna se Marknadsplatsen, Regionservice, eller Inköp/kundservice, telefon: 010-441 02 00.

Ramavtal för Göteborgs Stad

Produkterna i den här listan uppfyller Regionarkivets krav på godkända arkivprodukter. De beställs enligt ramavtal med Göteborgs Stad via Proceedo. För mer information om produkterna, se inköpsstödet Proceedo och inköp och upphandlingsförvaltningen. Avtalskategori: Kontors- och skolmaterial. Avtalsnummer 10572. Giltigt tills nytt avtal är upphandlat.