Sammanträdets inledning
Upprop
Vid nämndssammanträden ska det alltid vara tydligt vilka som deltar. Ordförande och sekreteraren ansvarar för att närvaron dokumenteras, inklusive ersättare som tjänstgör. I kommunstyrelsen sker enbart meddelande om vem som gått in som ersättare. Närvarolistan ligger till grund för omröstningar och arvoden. Vid digitala möten kan manuellt upprop ske.
Om det sker förändringar i närvaron ska detta meddelas. Ersättare tjänstgör i den ordning som kommunfullmäktige har beslutat. Om du ersätter en ledamot från ett annat parti så företräder du ditt parti vid sammanträdet.
Aktiebolagslagen kräver att mer än hälften av ordinarie ledamöter ska vara närvarande för att vara beslutsmässig, däremot sker vanligtvis inte formella upprop vid bolagsstyrelse sammanträden. Därför behöver ordförande och sekreteraren ha koll på vilka som deltar under sammanträdet för att säkerställa beslutsmässighet, men inträde och utträde av ersättare sker formlöst under mötet.
Val av justerare
I regel finns en turordning över i vilken ordning som protokollen ska justeras. Justerarna ska vara tillfrågade innan sammanträdet. Justerarna ska vara införstådda med hur justeringen ska gå till. I samband med val av justerare fastställs tid och plats för justering. I kommunstyrelsen justeras protokollet av ordförande och andre vice ordförande vid lämpligt tillfälle, under förutsättning att de är närvarande vid sammanträdet.
Till justeringstillfället upprättas ett protokoll som ska justeras av ordförande och en ledamot eller tjänstgörande suppleant.
Blir du vald till justerare behöver du föra egna anteckningar för att sedan kunna intyga att det upprättade protokollet är korrekt.
Fastställande av föredragningslista
En föredragningslista är alltid ett förslag som ordförande lämnar och ska därför fastställas i samband med sammanträdets öppnande. Föredragningslistan kan även benämnas dagordning.
Endast ärenden av särskilt brådskande art kan, om det är möjligt, tas med som tillkommande ärenden. Däremot kan nämnden/bolagsstyrelsen besluta att ändra ordningen för ett eller flera ärenden.
Till skillnad mot nämnd kan en majoritet (mer än hälften av ordinarie ledamöter) i bolagsstyrelse välja att ta upp ärende som inte finns med på utsänd föredragningslista.
Anmälan om jäv
Omfattas du av jäv i något ärende ska du anmäla detta och avstå från att delta eller närvara i handläggningen av ärendet. Ibland finns anmälan om jäv med som en särskild punkt på dagordningen. I andra nämnder/bolagsstyrelser sker anmälan i samband med fastställande av dagordning.