Inför sammanträdet

En god planering har betydelse för effektiva sammanträden. Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material för att du som förtroendevald ska kunna sätta dig in i ärendet. Men också för att allmänheten genom offentlighetsprincipen ska kunna följa den kommunala beslutsprocessen. Ordförande säkerställer att ärenden som ska behandlas vid sammanträdet är beredda och att besluten inte strider mot lag.

Inför varje nämnd-/styrelsesammanträde träffas presidiet och förvaltningschefen för genomgång av anmälda ärenden till sammanträdet. Utifrån presidiemötet kan justeringar och kompletteringar behöva göras av föredragningslistan och av vilka ärenden som kommer att tas upp vid sammanträdet. Beroende på nämndens arbetsformer kan nämndsekreterare eller annan representant från förvaltningsledningen närvara vid presidiemötet.

I bolagsstyrelsens arbetsordning anges vanligtvis att verkställande direktören (VD) ansvarar för att förbereda styrelsemöten genom att ta fram förslag till dagordning och säkerställa att nödvändiga beslutsunderlag finns. Förslaget tas fram i samråd med ordförande och presidium. Inför beslut ska styrelseledamöterna uppmärksammas på om ett ärende är av sådan betydelse att det ska hänskjutas till kommunfullmäktige.

Kallelse och föredragningslista

Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen anger tid och plats för sammanträdet och vilka som är kallade.

Kallelsen och föredragningslistan får du elektroniskt till din läsplatta av din nämndsekreterare/bolagssekreterare eller motsvarande. Är du nämndsledamot ska du få kallelsen i god tid före sammanträdesdagen. Sitter du i bolagsstyrelsen framgår det av dess arbetsordning vad som gäller. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.

Kallelse

En kallelse innebär att du förväntas närvara. Om du inte kan delta ska du anmäla frånvaro i så god tid som möjligt.

Personalföreträdare kallas till sammanträden på samma sätt som för nämnden/bolagsstyrelsen. Ersättarna kallas när de ska tjänstgöra som personalföreträdare.

En nämnd kan hålla sitt sammanträde öppet för allmänheten, vilket ska framgå av kallelsen. En nämnds sammanträden ska dock alltid hållas inom stängda dörrar i ärenden som avser myndighetsutövning, eller i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess hos nämnden. Enligt kommunstyrelsens reglemente finns ingen möjlighet för kommunstyrelsens att ha öppna sammanträden.

Föredragningslista

Föredragningslistan (även kallad dagordning) är en sammanställning av de ärenden som ska behandlas vid sammanträdet. Av listan framgår vilka ärenden som är beslutsärenden och i vilken ordning de ska behandlas. Föredragningslistan tas fram utifrån anmälda ärenden och fastställs i samband med sammanträdets öppnande. En föredragningslista är vanligtvis indelad i olika typer av ärenden, här nedan presenteras exempel på olika typer av ärenden.

Vid styrelsesammanträden anmäler styrelseordförande protokollet från föregående sammanträde. Denna punkt förekommer normalt inte i nämndssammanträden.

Procedurfrågor

Procedurfrågor handlar om formalia inför själva sammanträdet. Hit hör frågor om upprop, val av justerare, fastställande av föredragningslistan/dagordning och anmälan av övriga frågor, anmälan av jäv vid sammanträdet och eventuella ordningsfrågor.

Rapporter och information

Ärenden som inte är beslutsärenden samlas under en egen punkt. Det kan till exempel handla om skrivelser för kännedom som anmäls till nämnden/bolagsstyrelsen, information från presidiet eller förvaltnings-/bolagsledningen samt rapporter från kurser, konferenser eller andra uppdrag. Det kan vara externa personer som bjudits in för att informera eller avrapportera i ett särskilt ärende.

Bordlagda ärenden

Om det finns ärenden som är bordlagda från tidigare sammanträden bör de behandlas tidigt under sammanträdet. I begreppet bordläggning ligger att ärendet kommer att vila och att det ska tas upp till behandling i oförändrat skick.

Nya ärenden

För varje nytt beslutsärende ska det finnas ett tjänsteutlåtande med förslag eller en begäran som syftar till att nämnden eller bolagsstyrelsen ska kunna fatta beslut.

Om ett yrkande inte hör till ett redan registrerat ärende kan ordföranden godkänna att det tas upp som ett nytt ärende på föredragningslistan.

Sekretessärenden

Sekretessärenden innehåller uppgifter som helt eller delvis omfattas av sekretess, till exempel för att skydda enskilda personer eller affärsintressen. Endast de delar av handlingarna som inte omfattas av sekretess är offentliga. Sekretessärenden anges i föredragningslistan utan personuppgifter eller andra sekretessuppgifter. Vid öppna sammanträden bör dessa ärenden placeras sist, så att de som inte får ta del av ärendet kan lämna lokalen innan ärendet behandlas.

Beslutsunderlag till ett sekretessärende i en nämnd distribueras via särskilda sekretessmappar i läsplattan inför aktuellt sammanträde med strikt begränsad behörighet. Alla sekretesshandlingar ska tas bort eller samlas in när sammanträdet avslutas.

Personalföreträdarna har inte rätt att närvara vid handläggning av ärenden som gäller myndighetsutövning mot enskild, om inte ärendet rör en obestämd krets av enskilda.

Övriga ärenden

En ledamot i en nämnd eller bolagsstyrelse har rätt att lägga ett förslag genom sin initiativrätt. Grundregeln är att beslut inte fattas i dessa frågor vid samma sammanträde, utan att ärendet i stället bereds inför ett kommande sammanträde. Även om det inte finns ett formellt beredningstvång för en nämnd/bolagsstyrelse så är det bra att förslaget får beredas. Frågor som väckts under sammanträdet ska protokollföras.

Anmälningsärenden

Denna punkt på föredragningslistan används för att meddela beslut fattade av annan myndighet, annan nämnd eller bolagsstyrelse som har giltighet för den egna nämndens/bolagsstyrelsens verksamhet. Det kan till exempel vara beslut fattade av länsstyrelsen.

Delegationsbeslut som fattas i nämndens namn ska anmälas enligt den hanteringsordning som nämnden har beslutat.

Handlingar till sammanträdet

Handlingar till sammanträdet är de skriftliga underlag som ligger till grund för nämndens eller bolagsstyrelsens behandling och beslut. Exempel på handlingar som förekommer vid ett sammanträde är tjänsteutlåtande, yttrande, yrkande, utredning, rapport och skrivelser.

Handlingarna distribueras i god tid före sammanträdet för att ledamöter och ersättare ska kunna sätta sig in i ärendena. Hantering av handlingar som rör sekretessärenden sker enligt särskild ordning. Sammanträdeshandlingar finns även tillgängliga på Göteborgs Stads webbsida. Undantag gäller handling som omfattas helt eller delvis av sekretess. Ordföranden ska i kallelsen ange om utlämnande av handlingar har skett. Kompletterande handlingar kan skickas ut efter kallelsen, men det bör förekomma endast i undantagsfall.

I mån av tid bör yrkanden och skriftliga yttranden som lämnats in tillgängliggöras för nämnden och bolagsstyrelsen innan sammanträdet. Yrkande och skriftliga yttranden kan lämnas i anslutning till eller under själva sammanträdet. För kommunstyrelsen gäller att de ska vara inlämnade senast fredagen innan sammanträdet.

Beslutsunderlag – tjänsteutlåtande

Inför sammanträdet tar förvaltningen eller bolaget fram beslutsunderlag, ofta i form av ett tjänsteutlåtande som innehåller förslag till beslut. Ett tjänsteutlåtande är ett beslutsunderlag som redovisar sakförhållanden, överväganden och bedömningar som förslaget till beslut grundar sig på.

Beslutsunderlagen är viktiga dokument i den demokratiska beslutsprocessen och ska uppfylla regeringsformens krav på saklighet och objektivitet. Ett tjänsteutlåtande ska ge tillräcklig information för att ledamöterna ska kunna ta ställning i ärendet och förstå vilka handlingsalternativ som finns samt vilka konsekvenser det medför. Tjänsteutlåtandet ska vara enkelt, begripligt och juridiskt hållbart. Det ska vara belyst ur olika dimensioner och resonemanget ska logiskt leda fram till beslutsförslag.

Till ett tjänsteutlåtande kan ytterligare beslutsunderlag bifogas som hör till ärendet, exempelvis utredningar, kartor, kalkyler, rapporter, förslag till avtal eller styrande dokument. För stadens nämnder används begreppet tjänsteutlåtande men inom stadens bolagsstyrelser används även andra begrepp som exempelvis beslutsunderlag, styrelsehandling eller enbart handling.

Av ett tjänsteutlåtande ska det tydligt framgå:

hur ärendet initierats
på vilket sätt ärendet beretts i olika led i organisationen
analys och bedömningar ur social, ekologisk och ekonomisk dimension
om partssamverkan/information har skett med de fackliga organisationerna

Har ärendet varit på remiss ska det även finnas med en sammanställning av yttranden och eventuella yttranden från nämnder, bolagsstyrelser och andra organisationer, myndigheter eller stadens råd.