Efter sammanträdet
Skapa protokoll
Ordförande ansvarar för att protokoll förs och att det sker på rätt sätt. Sekreteraren bistår ordföranden under sammanträdet och upprättar efter sammanträdet ett förslag till protokoll.
Enligt kommunallagen ska protokollet redovisa vilka ledamöter och ersättare som har tjänstgjort och vilka ärenden som har handlagts. Protokollet ska för varje ärende redovisa:
- vilka förslag och yrkanden som har lagts fram och inte tagits tillbaka,
- i vilken ordning ordföranden har lagt fram förslag till beslut,
- genomförda omröstningar och resultaten av dem,
- vilka beslut som har fattats,
- vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat vid öppna omröstningar, och
- vilka reservationer som har anmälts mot besluten.
Justering av protokoll
Utsedd justerare har till uppgift att granska det färdigställda protokollet tillsammans med ordföranden. Undertecknandet av protokollet är ett intyg på att det som återges i protokollet överensstämmer med sammanträdet och de beslut som fattats.
Vid brådskande ärenden kan protokollet eller enstaka paragrafer justeras omedelbart efter sammanträdet. Detta innebär att sekreteraren färdigställer protokollet och paragrafen samt att ordföranden och justeraren undertecknar beslutet omedelbart efter sammanträdet.
Justering av protokoll i nämnd
I reglementet för respektive nämnd anges att protokollet justeras av ordförande och en utsedd ledamot (justerare). I kommunstyrelsen utses en justerare för hela året. Justering ska äga rum senast 14 dagar efter nämndssammanträdet.
Om det visar sig att ordförande och justeraren har olika uppfattningar om innehållet i ett ärende får dessa antecknas i protokollet. Om oenighet rör något väsentligt i beslutet finns det möjlighet att överlämna justeringen till nämnden. Nämnden får då ta ställning till vilka beslut som fattades under mötet.
Justering av protokoll i bolagsstyrelse
Enligt aktiebolagslagen ska protokollet undertecknas av den som har varit protokollförare (mötessekreterare). Protokollet justeras av den som varit ordförande vid mötet samt av den ledamot som utsetts till justerare.
Expediering av beslut
När protokollet justerats och anslagits genom att det skickas tillberörda nämnder, bolagsstyrelser eller andra parter samt ansvarig handläggare för verkställighet. Att expediera innebär att skicka eller på annat sätt tillgängliggöra beslut och beslutsunderlag till de instanser eller personer berörs av beslutet eller har väckt ärendet.
Om ett beslut gäller ett individärende ska beslutet expedieras innan protokollet publiceras och tillkännages på stadens digitala anslagstavla.
Anslag av protokoll
Ett anslag är ett bevis på att ett sammanträdesprotokoll är justerat. Senast andra dagen efter det att protokollet har justerats ska justeringen tillkännages på stadens anslagstavla. Av tillkännagivandet ska det framgå var protokollet finns tillgängligt samt vilken dag det har tillkännagetts. Tillkännagivandet får inte tas bort från anslagstavlan före överklagandetidens utgång.
Beslut som justeras omedelbart ska anslås direkt efter sammanträdet. Anslaget är publicerat på anslagstavlan i tre veckor och då kan kommuninvånare överklaga besluten. Om ärendet inte har överklagats vinner beslutet vid denna tidpunkt laga kraft. Vid varje anslag finns angivet när anslaget sattes upp och när det tas ner. Alla protokoll finns även på kommunens hemsida på Handlingar och protokoll - Göteborgs Stad (goteborg.se).
Arkivering
Protokoll ska förvaras på ett betryggande sätt. När ett ärende har behandlats färdigt sparas det i ett arkiv.
Politisk ordlista
Här hittar du förklaringar till vanliga ord och begrepp som används i en politiskt styrd organisation: Politisk ordlista - Göteborgs Stad
Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har tagit fram en utbildning och workshop i syfte att främja ett bra och konstruktivt politiskt samtalsklimat. Läs mer om SKR:s workshop om samtalstonen i politiken