Tryggare avtal när Göteborgs Stad planerar för kriser

– Man måste ju börja någon gång. Vi förbättrar oss steg för steg. Om vi inte hade gjort något i den här upphandlingen hade vi stått hela avtalstiden utan mer robusta avtal, säger Sanna Göransson, strategisk inköpare på Göteborgs inköps- och upphandlingsförvaltning.

Bostäder med särskild service

Bostäder med särskild service är hem för personer som har behov av stöd och hjälp i vardagen. Det kan till exempel vara personer med funktionsnedsättning som behöver personal dygnet runt.

Verksamheten drivs både av Göteborgs Stad och av privata leverantörer som staden upphandlar.

Boenden för dig med funktions­nedsättning

Viktigt för sårbara grupper

Bostäder med särskild service drivs till stor del av Göteborgs Stad. Samtidigt är staden beroende av privata leverantörer. De personer som bor i dessa bostäder kan ofta inte själva hantera kriser som elavbrott, höga temperaturer eller problem med vattenförsörjningen.

– Äldre avtal säger väldigt lite om hur man ska hantera sådana situationer. Vi såg därför behovet av att stärka beredskapen och säkerställa att verksamheten kan fortsätta fungera även vid kriser, berättar Sanna Göransson.

Samarbete med leverantörerna

Inför upphandlingen samlade förvaltningen in kunskap om de boendes behov och om leverantörernas beredskap. Ett förslag till nya krav skickades till omkring 100 verksamheter. De fick lämna synpunkter innan villkoren fastställdes. Fokus låg på att säkerställa att det finns rutiner och planer för varje boende, inte bara på företagsnivå.

– Arbetet med att utveckla en metodik för ett mer strukturerat arbetssätt kring försörjningsrisker och beredskap pågick parallellt med denna upphandling. Det gör det extra värdefullt att se hur erfarenheterna från upphandlingen nu kan inspirera andra i hur olika försörjningsrisker kan hanteras och beaktas. Nu finns metodiken på plats och kan användas som stöd i det fortsatta arbetet, säger Sari Bodin, risk manager på Göteborgs inköps- och upphandlingsförvaltning.

Nya och tydliga avtalsvillkor

De nya avtalen innehåller flera förbättringar:

• Force majeure-klausulen har breddats. Den omfattar nu även situationer som är svåra att förutse och där leverantören inte kan hållas ansvarig, till exempel värmeböljor, pandemier och cyberattacker.

• Prisjusteringar är möjliga om beredskapen behöver höjas, till exempel genom nya rutiner eller extra resurser.

• I en ny beredskapsklausul står att leverantören ska säkra tillgång till värme, vatten, el och andra viktiga funktioner. Varje leverantör ska också ha en kontinuitetsplan på plats inom ett år.

– Det handlar om att tänka framåt och skapa trygghet i avtalen. Det kräver lite mer arbete nu, men det sparar både tid och resurser när något väl händer, säger Sanna.

Uppföljning och lärdomar

De nya avtalen börjar gälla den 1 januari 2026. Leverantörerna har ett år på sig att ta fram och börja använda sina kontinuitetsplaner. Göteborgs Stad kommer att följa upp arbetet med hjälp av enkäter och stickprov.

– Mitt tips till andra kommuner är att bara börja. Man kan alltid förbättra sig efterhand, men det viktiga är att ta första steget, avslutar Sanna.

Vad är kontinuitetsplanering?

Kontinuitetsplanering handlar om att förbereda sig för störningar. Det innebär att man ser över vilka risker som finns och planerar hur verksamheten ska kunna fortsätta fungera vid en kris – till exempel vid elavbrott, IT-störning eller sjukdomsutbrott.

En kontinuitetsplan beskriver vilka resurser som är viktigast, vem som gör vad och hur man snabbt kan komma igång igen efter en störning.