Att svara på frågor om kemikalier i varor

Du måste ha kontroll och kunna svara på kundens frågor

Skyldigheten att ha kontroll över sina varor och kunna svara på frågor om kemikalieinnehållet gäller alla företag som släpper ut en vara på marknaden - tillverkare, importörer, distributörer, grossister och butiker. Det gäller alla ämnen på den så kallade kandidatförteckningen, som är en lista över särskilt farliga ämnen. Informationsskyldigheten framgår av artikel 33 i Reach, som är EUs kemikalielagstiftning.

Informationsskyldigheten:

• gäller alla leverantörer av varor som innehåller mer än 0,1 procent av något ämne på kandidatförteckningen
• innebär att leverantören måste ge tillräckligt med information för att kunden ska kunna använda varan på ett säkert sätt. Minimikravet är att informera om namnet på ämnet
• innebär att butiken som säljer varan måste lämna sådan information till kunder på begäran inom 45 dagar. Informationen ska lämnas automatiskt till yrkesmässiga användare så snart ett ämne har lagts till på kandidatförteckningen.

En cykel består av många olika varor

Ibland kan det vara svårt att veta hur gränsvärdet 0,1 procent av varans vikt ska tillämpas. De flesta varor har satts samman av flera eller många andra varor. Exempelvis består en cykel av en cykelram, däck, sadel, handtag, trampor, lysen, kedja, bromsar och ringklocka. Alla dessa är enskilda varor som sätts ihop till en cykel. Då gäller principen ”en gång vara, alltid vara”, vilket innebär att:

• Om två varor sammanfogas för att bilda en sammansatt vara, behåller båda sin status som varor
• Alltså gäller 0,1-procentgränsen varje föremål i en sammansatt vara.

Om vi tar exemplet med cykeln igen, så är troligtvis handtagen på cykeln gjorda av mjukplast och innehåller mjukgörare (såsom ftalater), och då ska gränsvärdet 0,1 viktprocent beräknas för handtagen, och inte för hela cykeln.

Vilka är de farliga kemikalierna?

Det handlar om ämnen som kan vara cancerframkallande, skadliga för arvsmassan, skadliga för fortplantningsförmågan (så kallade CMR-ämnen), hormonstörande eller allergiframkallande.

En vara kan bestå av flera olika slags material, som till exempel plast, läder, metall och textilier. Alla dessa material innehåller kemikalier eller är på något vis behandlade med kemikalier.

Exempel på varor som kan innehålla farliga kemikalier:

• Plast kan innehålla ftalater, blyföreningar, kromater, tennföreningar, klorparaffiner och eventuellt doftämnen
• Textil kan innehålla formaldehyd, antimögelmedel, flamskyddsmedel, färgämnen och impregneringsmedel (till exempel PFOS)
• Läder kan innehålla garvämnen, som till exempel krom
• Accessoarer och smycken kan innehålla nickel, kadmium och bly.

Kandidatförteckningen är en lista över dessa farliga ämnen. Nya ämnen till kandidatförteckningen läggs till efterhand, förteckningen uppdateras för närvarande två gånger per år. Så fort ett ämne förs in på kandidatförteckningen måste berörda leverantörer informera sina kunder. Den aktuella kandidatförteckningen finns alltid tillgänglig på den europeiska kemikaliemyndighetens (ECHA) hemsida.

Rutin i butiken för att ta hand om kundernas frågor

Börja med att be kunden som ställer frågan att fylla i ett formulär, så att ni har en dokumentation om vilken vara det gäller samt till vem och när svaret ska skickas.

På sidan Välj giftfritt när du shoppar kan du läsa hur miljöförvaltningen informerar konsumenterna om detta.

Förslag till innehåll i ett frågeformulär

Innehåller den här varan mer än 0,1 viktprocent av något av de ämnen som finns på kandidatförteckningen?

Varans namn:_________________________________________

Datum då frågan ställdes:_______________________________

Svar inom 45 dagar till

Namn:_______________________________________________

Adress/e-post/telefon:__________________________________

Lämna frågan vidare i organisationen

Lämna sedan formuläret vidare till företagets ansvarige för miljö, kemikalier eller inköp. Denna person får sedan i uppgift att ta fram svar på frågan, från berörda leverantörer om inte informationen redan finns inom företaget. (Se formulering längre ner på sidan under rubriken Begär in information)

Svara kunden

Skicka ett svar till kunden inom 45 dagar efter att ni fick frågan. Exempel på svar om varan innehåller mer än 0,1 procent av ämnen på kandidatförteckningen:

Hej,

Den (datum) besökte du vår butik (namn och besöksadress) och fyllde då i ett formulär med en fråga om kemikalieinnehållet i en/några av våra varor. Vi har nu kollat upp i vår egen dokumentation/varit i kontakt med leverantören och här är vårt svar. Följande varor innehåller mer än 0,1 procent av ämnen som finns med på kandidatförteckningen (den europeiska kemikaliemyndigheten ECHAs lista över särskilt farliga kemikalier)

• Tröjan innehåller mer än 0,1 procent av en ftalat med namnet bis(2-etylhexyl)ftalat (DEHP).
• Halsbandet innehåller mer än 0,1 procent bly.

Vi kommer att se över avtalen med våra leverantörer för att försäkra oss om att våra varor inte innehåller ämnen på kandidatförteckningen i fortsättningen.

Med vänlig hälsning

XXXX

Ställ relevanta kemikaliekrav på din leverantör!

Som importör, återförsäljare och inköpare av varor har du oftast minst en leverantör tidigare i leverantörskedjan. Beroende på hur många olika material en vara består av kan även tillverkare ha flera underleverantörer av material och komponenter. Det är också vanligt att leverantörerna finns i länder utanför EU och därmed inte omfattas av samma lagstiftning som företag inom EU. Därför är det mycket viktigt att ha kunskap om vilka ämnen som finns på kandidatförteckningen för att kunna ställa krav på kemikalieinnehåll och informera leverantörer om vilka ämnen det gäller.

Begär in information

• Innehåller varan eller någon del av varan ett ämne på kandidatförteckningen i en halt över 0,1 procent? Does the article or any part of the article contain a substance in the Candidate list of authorization at a level exceeding 0.1 % by weight?
• Om ja, ange ämnets namn och CAS nummer. If yes, please state the name and CAS Number of the substance.

Skriv in kraven i avtalen

Kemikaliekrav i avtal kan ställas i löpande text eller med koppling till bifogade checklistor eller andra dokument som preciserar vilka kemikaliekrav som gäller. Hur långtgående krav som ställs bör avgöras utifrån ditt företags ambitionsnivå.

En rimlig ambitionsnivå för ett företag som precis har kommit igång med att ställa kemikalierelaterade krav är att de varor som köps in ska uppfylla gällande lagstiftning.

För företag som har kommit lite längre i sitt arbete kan det vara aktuellt att ställa krav som går längre än lagstiftningen. Detta bör dock föregås av kommunikation med leverantören för att avgöra möjligheten att byta ut oönskade ämnen.

Exempel på formulering

Detta exempel är kopplat till informationskravet i Reach. Genom att ställa krav på att ämnen på kandidatförteckningen inte får ingå i de varor som köps in kan man säkerställa att informationskravet uppfylls.

• Leverantören är, genom detta avtal, inte tillåten att använda några ämnen på kandidatförteckningen i varan eller någon del av varan på en nivå som överstiger 0,1 vikt-%.
• The supplier is, by entering this agreement, not allowed to use any substances on the Candidate list of authorization in the article or any part of the article at a level exceeding 0.1 % by weight.

Observera att ett sådant krav går längre än vad lagstiftningen kräver eftersom ämnen på kandidatförteckningen inte är förbjudna att användas i varor. Dock är man skyldig att informera om dessa ämnen överstiger en nivå på 0,1 viktprocent.

Om dina leverantörer finns inom EU har leverantören en skyldighet att lämna informationen om ämnen på kandidatförteckningen vidare till dig.

Följ upp kemikaliekraven genom stickprovskontroller

För att de krav som ställs ska vara effektfulla krävs någon sorts uppföljning av kraven. När det gäller kemikalier i varor finns det goda möjligheter att kontrollera efterlevnaden genom stickprovskontroller med hjälp av kemiska analyser. Förutom stickprovskontroller kan det också vara aktuellt att följa upp kemikaliekraven vid kontakt med en ny leverantör eller vid misstanke om att en befintlig leverantör inte uppfyller ställda krav.

På den svenska marknaden finns det flera stora analysföretag som erbjuder olika paket av analyser av kemikalier i varor. För att kunna genomföra kemiska analyser behövs information om vilka ämnen som ska analyseras. Analyserna blir dyrare ju fler ämnen och ämnesgrupper som ingår i analysen. För att vara så kostnadseffektiv som möjligt är det därför viktigt att specificera vilka ämnen som är relevanta att leta efter i olika material.

Gör en riskbedömning av dina leverantörer

Det kan vara bra att göra en enklare riskbedömning av leverantörerna utifrån ett riskperspektiv. Syftet med en riskbedömning är att få bättre kännedom om vilka leverantörer som utgör en förhöjd risk för brister kopplade till ställda kemikaliekrav samt kunna prioritera rätt i uppföljningsarbetet.

För att göra en enkel riskbedömning krävs information om produkten, leverantörskedjan (var produktionen sker) och om leverantörens eget arbete. Informationen får du enklast genom ett brev till leverantören där du ber om svar på ett antal frågor:

• Vilka risker har ni identifierat för era produkter kopplat till kemikalielagstiftningen (Reach och kandidatförteckningen)?
• Vet ni var de produkter ni levererar till oss produceras? Om ja, i vilka länder sker produktionen?
• Har ni ett eget systematiskt arbetssätt för att hantera kemikalierisker och säkerställa att kemikalielagstiftningen efterlevs i alla led? Om inte, hur säkerställs detta?
• Vem inom er organisation är ansvarig för att kemikalielagstiftningen efterlevs?

Använd svaren för att bedöma risken utifrån produkten och produktionslandet samt väga samman detta med risken kopplad till leverantörens egen mognad och eget arbete för att hantera de identifierade riskerna. Ett systematiskt riskhanteringsarbete hos leverantören minskar risken och gör att ni kan känna er tryggare.