Näin kunta käsittelee henkilötietojasi

Tietosuoja-asetuksen, DFS (GDPR), tarkoituksena on estää henkilökohtaisen yksityisyytesi loukkaaminen henkilötietojen käsittelyn kautta. Henkilötietojasi saa käyttää vain, mikäli olet hyväksynyt tämän tai mikäli tietosuoja-asetus (DFS) tai muu laki, antaa siihen luvan.

Tietosuoja-asetus on voimassa toukokuun 25. päivästä 2018 alkaen

Tietosuoja-asetuksen astuessa voimaan tämän vuoden toukokuun 25. päivä se korvaa henkilötietolain, PuLin. Tällä sivulla löydät tietoa siitä, miten kunta käsittelee henkilötietojasi uuden tietosuoja-asetuksen mukaan.

Yleiset asiakirjat

Kunnan, Göteborgin Kaupungin, täytyy kerätä, ottaa vastaan tai muulla tavoin käsitellä henkilötietojasi. Kun henkilötiedot saapuvat kuntaan, niiden katsotaan yleisesti olevan yleisiä asiakirjoja ja niitä voidaan pyytää. On olemassa myös erityissääntöjä yleisille asiakirjoille koskien niiden säilyttämistä (taltioimista) sekä karsimista (poistamista).

Jotta kunta voisi säilyttää tai poistaa henkilötietojasi ja muuta tietoa, täytyy asiakirjojen käsittelysuunnitelman ja poistamispäätösten tukea tätä. Göteborgin Kaupunki käsittelee henkilötietojasi tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 määräysten sekä muun soveltuvan lainsäädännon mukaisesti.

Kuinka olemme saaneet henkilötietosi

Useimmiten olet itse toimittanut ne meille, jotta voisimme käsitellä jotakin asiaasi, mutta toisinaan olemme saaneet henkilötietosi joltakin toiselta kuin sinulta itseltäsi. Voimme myös saada henkilötiedot joltakin toiselta viranomaiselta tai yhdistykseltä, joka antaa jäsentensä henkilötiedet saadakseen yhdistysavustusta. Jos haluat tietää, mistä henkilötietosi on haettu, ota yhteyttä Göteborgin Kaupungin palvelukeskukseen. Yhteystiedot löytyvät sivun alaosasta.

Mikä on henkilötietoa?

Henkilötieto on kaikki tieto, millä voidaan tunnistaa elävä henkilö. Se voi olla itsestään selvää tietoa, kuten nimesi tai henkilötunnuksesi, mutta myös esimerkiksi kiinteistötunnus tai puhelinnumero. Myös kuvat voivat olla henkilötietoa, jos niistä selvästi voidaan sinut tunnistaa.

Mitä henkilötietojen käsittely tarkoittaa?

"Käsittely" on laaja käsite ja sisältää suurin piirtein kaiken sen, mitä me Göteborgin Kaupungissa työskentelevät teemme henkilötiedoillasi. Esimerkiksi kerääminen, varastoiminen, poistaminen, levittäminen, arkistoiminen, kopioiminen ym.

Henkilötiedoista vastaava

Se kunnallisen hallinnon lautakunta tai yhtiön hallitus, joka käsittelee henkilötietojasi, on vastuussa henkilötiedostasi, mikä tarkoittaa sitä, että he ovat vastuussa henkilötietojesi laillisesta, turvallisesta tai muuten oikeasta käytöstä. Mikäli sinulla on kysyttävää käsittelystä tai haluat pääsyn henkiötietoihisi, ota yhteys Göteborgin Kaupungin palvelukeskukseen, yhteystiedot löytyvät sivun alaosasta.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi (tarkoitus)?

Göteborgin Kaupunki (kunta) tarvitsee tietojasi voidakseen käsitellä asiaasi oikealla tavalla. Emme käsittele henkilötietojasi, mikäli meillä ei ole hyvin perusteltua syytä tehdä niin.

Miksi saamme käyttää henkilötietojasi (laillinen peruste)?

Esimerkkinä voidaan sanoa kunnan ollessa velvollinen lain mukaan tarjoamaan mahdollisuutta tiettyihin palveluihin, kuten koulu ja sosiaalipalvelu, silloin on kunnalla oikeus käsitellä henkilötietojasi täyttääkseen lain mukaiset vaatimukset (laillinen velvollisuus).

Kaikissa viranomaistoimissa on kunnalla oikeus käsitellä henkilötietojasi. Kunta voi tarjota tiettyjä palveluja ilman erityistä lain vaatimusta. Kun valitset palveluja, kunta voi silloin käsitellä henkilötietojasi täyttääkseen niin kutsutun yleisen edun. Esimerkkinä tästä voi olla kulttuurikoulun, urheilutilojen, kirjaston tai uimahallin pitäminen. Kun sinulla on sopimus kunnan kanssa, kunta saa tällöin käsitellä henkilötietojasi täyttääkseen sopimuksen.

Jokin näistä perusteista täytyy olla, jotta voimme käsitellä henkilötietojasi.

  • Rekisteröitynyt on antanut suostumuksen henkilötietojen käyttöön yhtä tai useaa erityistä tarkoitusta varten.
  • Käsittely on tarpeen tietyn sopimuksen täyttöä varten, jossa rekisteröitynyt on osakas tai jossa rekisteröityneen vaatimuksesta tarvitaan toimenpiteitä ennen kuin sellainen sopimus solmitaan.
  • Käsittely on tarpeen laillisen velvollisuuden täyttämiseksi, joka on henkilötiedoista vastaavalla.
  • Käsittely on tarpeen etujen suojelemiseksi, joilla on perustavanlaatuinen merkitys rekisteröityneelle tai jollekin toiselle fyysiselle henkilölle.
  • Kästittely on tarpeen yleisen edun vaatiman toimen suorittamiseksi tai kuuluu henkilötiedoista vastaavan viranomaistoiminnan piiriin.
  • Käsittely on tarpeen sitä tarkoitusta varten, joka koskee henkilötiedoista vastaavan tai kolmannen osapuolen oikeutettuja etuja, mikäli rekisteröityneen edut tai perustavanlaatuiset oikeudet ja vapaudet painavat enemmän ja vaativat henkilötietojen suojelua erityisesti silloin, kun rekisteröitynyt on lapsi. Huom! vain yhtiöt.

Kuka voi saada henkilötietosi?

Ne, jotka saavat henkilötietosi käyttöönsä, ovat kunnan palveluksessa olevia, jotka tarvitsevat tietoja voidakseen suorittaa työtehtävänsä, jotka voivat koskea juuri sinun asiaasi. Kyseessä voi olla asioiden käsittelijä, hallintohenkilökunta, rehtorit tai kirjastonhoitajat aina sen mukaan , minkälaisesta asiasta on kyse. Tietyissä tapauksissa meidän täytyy jättää henkilötietosi kunnan ulkopuolisille orgaanisaatioille, kuten esimerkiksi verovirastolle. On myös mahdollista, että henkilötietojasi vaaditaan saataviksi yleisinä asiakirjoina.

Kolmas maa

Mikäli henkilötietojasi käsitellään EU/ ETY-alueen ulkopuolella (kolmas maa), tällöin kerromme siitä sinulle. Käsittely tapahtuu sellaisessa tapauksessa suojaussäännösten mukaisesti, jotka sisältyvät tietosuojaa koskevaan lainsäädäntöön.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietojasi kunta käsittelee kunnes henkilötietojen käsittelyyn tarkoitus täyttyy. Sen jälkeen henkilötietoja tullaan käsittelemään niiden lakisäädösten mukaisesti, jotka koskevat kuntaa esimerkiksi asiakirjojen käsittelysuunnitelmaa ja poistamispäätöksiä.

Kuntaan tulevat henkilötiedot ovat yleensä yleisiä asiakirjoja. Sen vuoksi kunta ei saa poistaa tai säilyttää tietoja miten tahansa.

Oikeutesi meidän käsitellessä henkilötietojasi

  • Vaatia pääsyä henkilötietoihisin
  • Vaatia henkilötietojesi käsittelyyn oikaisua tai poistamista tai rajoittamista
  • Henkilötietojesi käytön vastustaminen
  • Vaatia tietojen siirrettävyyttä
  • Perua mahdollinen suostumus milloin tahansa. Mikäli perut suostumuksen, peruminen on voimassa siitä päivästa alkaen, jolloin peruminen tapahtui.
  • Valittaa henkilötietojesi käytöstämme yksityisyydensuojaviranomaiselle, Integritetsskyddsmyndighetenille.

Koska on olemassa erityissääntöjä yleisiä asiakirjoja käsiteltäessä, tiettyjä näitä oikeuksia voidaan rajoittaa.

Tietosuoja-asetuksen verkkosivuilta voit saada lisätietoa oikeuksistasi, kun kyseessä ova henkilötietosi: (ruotsiksi )

Lisäkäsittely

Mikäli henkilötietojasi käsitellään jotakin muuta kuin alkuperäistä tarkoitusta varten, tulet saamaan tästä tiedon ennen kuin uusi käsittely alkaa.

Mikäli haluat pysyä nimettömänä tai sinulla on suojattu henkilöllisyys

Mikäli haluat palvelua, joka vaatii sisäänkirjoittautumisen tai tunnistautumisen, et voi olla nimetön tai sinulla ei voi olla suojattua henkilöllisyyttä. Tunnistautumisen myötä tietojärjestelmä tietää, että kyseessä olet sinä. Siinä tapauksessa on parempi että käännyt henkilökohtaisesti palvelun toimittajan puoleen. Mikäli haluat sanoa mielipiteesi tai ottaa yhteyttä nimettömänä, älä jätä mitään henkilökohtaisia tietoja, koska nämä tiedot rekisteröidään ja niistä tulee julkinen asiakirja.

Älä anna askaluotoista tietoa puhelimitse tai sähköpostitse

Kukaan Göteborgin kaupingin työntekijä ei kysy tai pyydä antamaan arkaluotoisia tietoja henkilöstäsi puhelimitse tai sähköpostitse. Arkaluontoisella tiedolla tarkoitamme tässä esimerkiksi henkilötunnustasi, luottokorttisi numeroa ja sisäänkirjautumistietojasi.

Tiettyjä goteborg.se:n tarjoamia sähköisiä palveluja varten vaaditaan, että kirjoittaudut sisään ja että myös tunnistaudut. Se voi tapahtua pankkitunnusten tai mobiilipankkitunnisteen kautta. Näin tunnistaudut sähköisen henkilöllisyystodistuksen avulla verkkosivulla goteborg.se

Ota huomioon, että:

  • älä koskaan vastaa roskasähköpostiin, vääriin tulosvaroituksiin, vääriin virusvaroituksiin tai vastaaviin
  • älä avaa liitteitä, jotka tulevat sähköpostin mukana tuntemattomilta lähettäjiltä
  • äla koskaan anna henkilökohtaisia tai taloudellista tietoa (esimerkiksi PIN-tunnusta, salasanaa tms.) sähköpostitse tai epäluotettaville kotisivuille.
  • älä koskaan anna henkilökohtaisia tietoja puhelimitse (vaikka henkilö ehkä väittää soittavansa kunnan puolesta)

Mikäli käytät sosiaalista mediaa

Mikäli käytät sosiaalista mediaa, kuten Facebook tail Twitter, ottaaksesi yhteyttä Göteborgin kaupunkiin, silloin tietoa, henkilötiedot mukaan lukien, välittyy aina kolmannelle osapuolelle (yritys/ järjestö, joka ylläpitää käyttämääsi sosiaalista mediaa). Sinun itsesi vuoksi suosittelemme, että et lähetä meille arkaluontoista tietoa sosiaalisen median kautta.

Voit hakea lisätietoa tietosuoja-asetuksesta, DSF, tietosuojavaltuutetun (datainspektionen) verkkosivuilta (ruotsiksi)